【实施指南】如何成功召开项目启动会.docVIP

软件项目实施指南 如何成功召开项目启动会 2015年7月  目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1. 目的和意义 3 2. 工作流程 4 3. 工作策略 5 3.1 项目启动准备 5 3.2 项目启动 6 4. 工作产品 7  目的和意义 启动会是项目实施进展的一个标志性的里程碑，它为项目实施的成败确立了信心、方向、方针。很多企业的项目实际例子可以证明前期的启动对后期的实施，各部门的配合都具有深远意义，尤其是启动会中宣贯的项目意义、实施目标、实施规划、实施要求等，对后期业务部门的配合执行无形中省了很多力。 启动会不仅要争取到客户高层领导的参与，使项目争取到资源到位，也要通过启动会上的项目奖励制度、项目章程等规范宣读来保证客户的重视，同时也通过宣讲给项目组相关人员带来动力，为项目下一步的工作开展打下良好的基础。 工作流程 工作策略 项目启动准备 项目启动准备其实主要是项目接洽的内容，让用户提前了解我们的项目实施遵循的规范，便于后期开展工作。启动会准备的关键工作产品主要包括：启动会PPT、启动会会议议程（会议地点、参与人员、时间、目标）、调研计划、系统调研业务表单。 1）调研资料准备。启动前，乙方项目经理将准备好的调研计划、系统调研业务表单发给客户项目经理。客户项目经理根据调研计划安排好后期的调研工作。 2）起草准备议程，与用户交流，明确启动会的会议议程。 启动会会议议程： 每个项目都会举办一个启动仪式，即启动会要有会议议程，要有准备、过程、目标。看似一个很简单的仪式，但它代表的意义却非同小可。启动会是项目实施进展的一个标志性的里程碑，它为项目实施的成败确立了信心、核心、方向、方针。 项目启动会会议议程一般由乙方提供参考议程模版，为企业做好项目启动会会议议程安排提供依据。具体的会议议程由客户方项目经理根据企业情况调整确定，提前协调领导参会时间，并提前2天下发给参会人员，做好充分准备。 通常的启动仪式包括以下几个步骤： 宣布会议开始，主持人致词，做简单扼要的会议议程介绍； 宣布项目组成员，公布双方项目组的主要负责人及职责； 项目经理就项目总体实施规划介绍； 宣贯项目章程； 软件实施方部门领导致词； 企业领导致词，讲解项目重要性； 主持人宣布会议结束； 注：具体详见实施过程规范库中《启动会会议议程》 3）准备启动会PPT，内部评审后，发与用户沟通交流确认，双方达成一致后方可在启动会上宣讲。 启动会PPT： 启动会会议组织过程及汇报效果，直接关系到项目启动的成败，需要项目经理有控制能力，与主持人一起把握好会议过程，共同努力达到预定启动目标。具体介绍内容主要有如下几方面： 项目目标及实施范围 项目组织结构及职责 项目实施方法及主计划 项目知识转移及培训计划 项目管理约定 项目风险分析及应对措施 下一步调研工作安排 注：对于初级项目经理，启动会PPT需要在公司内部试讲，提前做好内部演练。 4）准备启动会现场设施、部署工作。 启动会前与用户方负责人沟通启动会的形式，考虑提前制作宣传横幅，准备摄影或照相设备，为记录启动会现场过程做好准备。 入场前，做好现场检查工作，做好人员分工。企业负责现场设备检查及投影、麦克、摄影安排，客户方负责做好启动会会议记录，最终会议记录发送双方参与领导及关键人员。 项目启动 一个项目启动会的胜利召开，标志着一个成功项目的开始。 选择好项目启动会的召开时间。 项目接洽后，确定启动时间，在开始调研前召开。（启动会上获得领导支持，重申了调研的时间，这样可以顺利开展调研工作，工作延续性好一些）。 需求调研后进行启动。（深入了解用户实际业务和需求，启动会的针对性会更好，实施目标的宣讲更明确） 启动会注意的事项。 参会前要做好形象设计，注重启动会着装，男士西服领带、女士职业装。 提前进入会场，准备调试好机器和投影，保证启动会PPT投影效果。 启动会按照会议议程来进行。（提前与主持人交流把握好时间安排，参会领导到位很重要，关键获取领导的重视和支持） 启动会PPT宣讲要有气势，配合手势，声音洪亮，思路清晰。关键要准确表达项目实施的规划和预期目标，以激发用户项目组成员，让其感受到项目的重要性。会议完成后，大家鼓掌，表示感谢和信心。 启动会完成后，项目组要注意形成宣传稿，可用于双方的内部新闻，达到企业宣传效果。 工作产品 序号 工作产品名称 编制人 需要 评审 纸质 确认 备注 01 《启动会会议议程》 乙方项目经理 否 否 02 《项目启动会PPT》 乙方项目经理 是 否 03 《启动会会议记录》 客户方 否 否 04 《质量保证跟踪表》 SQA 否 否 启动及调研部分，SQA检查确认