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公文中常见的格式错误 一、格式方面的常见错误 　　1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、 “（一）”、“1”、“（1）”四个层次。 一 （黑色三号字体） （二）（楷体-GB2312） 1 (仿宋体-GB2312) （1）（仿宋体-GB2312） 只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字 序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”； “（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部 常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 不管哪个层次的标题都是“首行缩进”2 字符（即空 2 个 汉字） 正文首段也是“首行缩进”2 字符 　　2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外， 标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在 末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较 长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。 　　3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如 kV、 KV、Kv 和千伏，kVA 和千伏安，MW 和万千瓦，km 和公里、 千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一 份公文或材料中应相对统一。 　　4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律 使用公历年份的全称，如 1999 年、2010 年不能略为 99 年、 10 年。国家政府、企事业单位名称一般先用全称,并注明规 范简称，或用约定俗成的简称，如工业和信息化部简称工信 部、住房和城乡建设部简称住建部等。 　　5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可 省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用 六角括号〔 〕，而非中括号[ ]或【 】。 　　6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空 2 字处，注 明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标 点符号，如“附件：1.××××××”。 　　7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空 1 行、居 左空 2 字用 3 号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行 文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电 话。 　　8.关于附件的格式问题。一般 A4 纸，每面排 22 行，每 行排 28 个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（用黑体 号字），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为 3 号 仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体， 其他用仿宋），单倍行距或行间距 31 磅。附件的页码，应 与正文标注相同（4 号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放 一条 4 号一字线），单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。 9.发文日期不能用汉字小写例如“二○一三年一月二十日”。 而是要用阿拉伯数字例如“2013 年 1 月 20 日”，需要注意的 是落款日期也不能写成“2013 年 01 月 20 日”，在 OA 系统中 行文时间手动输入。 10.红头文件如何插入页码 （1）点开“插入”菜单——选择“页码”——选择文件的奇数页（第 一页）——选择页面底端——选择普通数字 3 （奇数页码设置在 右下角，右边空一个汉字距离） （2）页面转到设计页面选择“奇偶页不同”——选择文件的偶数页 （第二页）——选择页面底端——选择普通数字 1 （偶数页码设 置在左下角，左边空一个汉字距离） （3）分别选中第一页、第二页，——选择设置页码格式——选 择“-1-”这种页码格式，——再选中插入的页码，选择仿宋 GB2312 四号字体。 （4）如有有附件，附件和正文在一个文档上，统一插入页码。 红头文件必须按照这个格式插入页码，其他文书插入“1”一般 插在居中或右下角。 11.行距一般使用单倍行距 　　二、内容方面的常见错误 1.错别字较多。 2.文种选择不当。 3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题 中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层 转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题 办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接 转发原文件；三是在标题中只出现上一级机