创建省级“示范数字档案室”经验材料.doc

创建省级“示范数字档案室”经验材料 近年来， XX市住房公积金管理中心坚持以档案数字化工作为重点，逐步实现档案管理数字化、信息化 和络化目标，大力推进省级“示范数字档案室”创建工作。主要做法是： 一、加强领导，将数字档案室创建工作落实到位 1、明确分工，强化职责。 中心领导对档案数字化工作十分重视，把档案信息化纳入单位信息化总体管 理目标之中，在人员配备、资金投入上都给予了大力 支持。成立了档案信息化领导小组，由中心主任任组 长，分管档案工作的副主任为副组长，综合财务科为 责任科室，负责与各业务科室的协调、联系和综合档 案室管理工作。领导小组年初制定创建计划，定期召 开会议听取工作汇报，研究解决工作问题，督促检查 工作进度，并由综合财务科牵头，具体落实整改推进 工作。 2、建章立制，强化管理。 根据数字化档案室创建 要求，完善了本单位档案信息化管理制度，制订了电 子文件归档与管理办法、安全保密制度、档案数据上 查询利用制度、档案数据管理维护制度、数字档案鉴 定销毁制度、数字档案鉴定销毁制度等 6 项管理制度，确保了档案工作有章可循，进一步规范了档案工作的操作方法和操作程序，确保了工作的严密性、有序性和安全性。 3、软硬兼备，强化基础。 落实高业务素质的档案 员负责数字档案室工作， 各业务科室配备兼职档案员， 大部分档案员都参加过省、嘉兴、市档案业务培训， 具备一定的业务知识和管理能力。此外，配备了档案 数字化工作的必要设备。档案室共有计算机 3 台、打 印机 2 台、扫描仪 1 台、数码相机 1 部、刻录仪 2 台， 中心计算机机房约 105 平方米，服务器、存储设备、 络设备齐全，为档案数字化工作提供了强有力的后台 保障。 二、规范建设，提高档案数字化工作水平 1、建立规范档案目录数据库。 中心所有室藏档案 均建立规范化电子目录，共建有文书、业务、科技、 特种载体、会计档案目录 28086 条。其中，文书档案 目录 3774 条，业务档案目录 250509 条，特种载体目 录 593 条，会计档案目录 7554 条。室藏档案可通过手工和计算机目录检索。根据单位利用要求，建立了荣誉库、住房公积金缴存单位信息库和住房公积金缴存 职工个人信息库 3 个专题数据库。 2、实现常用档案全文数字化。 XX 年中心启动纸 质档案数字化工作，根据预算实际情况制订了工作进 度计划。目前已经完成 XX年以后常用纸质档案的全文 数字化扫描， 扫描件累计达 677524 页。照片、实物档案及声像档案也实现全文数字化，并采用光盘作为记录载体，计算机硬盘作备份，便于保存利用。根据计 划，于 XX年全面完成全文数据库、 多媒体数据库建设工作。 3、做好电子文件归档管理工作。 根据电子文件归 档工作有关要求，结合实际，制订了中心电子文件的 归档范围和保管期限，及时按要求将具有保存价值的 电子文件归档， 由综合财务科统一管理、 监督和保密。 归档电子文件除在指定管理员计算机硬盘上存储外， 采用光盘刻录一式三套保管，一套封存保管，一套提 供利用，一套异地备份于市档案局。光盘均妥善放置 于防磁柜中，定期进行完整性、可读性检查。 三、结合工作，发挥档案数字化工作服务实效 1、建立电子档案利用登记制度。 根据各科室查询利用需要，对各科室的数字档案利用权限分级设定，分为查阅利用权、修改完善权和系统数据维护权三级。并将数字档案查阅权限按业务科室分配给兼职档案 第3页共 5页 员，为其设定专门的密码，需要查档时凭密码进入档 案系统查询数字档案。数字档案的利用，大大地提高 了档案检索的效率，有利于职工及时、有效、准确地 获得所需档案，提高了档案的利用率。 2、发布实用电子档案编研成果。 近年编制的 《规章制度汇编》、《 20 周年文件汇编》、《文明在行进中》、《工人先锋号》、《创先争优》、《住房保障工作纪实》等编研材料在单位局域进行了共享，便于 各科室查询利用。电子档案的使用，打破了传统利用 方式和时空的局限，实现了多人在各自计算机上同时 查找利用同一份电子档案的目标，大大提升了档案利 用服务的总体水平。同时，避免了因纸张耗损造成的 损失，对实体档案起到了保护作用。 3、逐步建立数字档案信息站。目前，中心利用 XX公积金站、住房保障阳光工程、 XX公积金微博、 微信等平台，将部分电子公文、信息、照片档案、活动专题进行发布，极大地提高了信息的传播率。但是由于档案数字化工作起步较晚，受资金、时间等因素影响，还未建立数字档案信息发布站，对于数字档案查询和利用而言还有很大的差距。下一步，中心将在完 善档案信息发布站上下功夫，进一步提高数字化利用 水平，全面推进数字化档案室建设。 第5页共 5页