公司行政前台工作流程.pdfVIP

行政前台工作流程 （一）环境卫生的保持和检查 工作流程： 1、每天早上 9：00、中午 14：20 和下午 17：55 检查公司所有办公场所（包括 各办公室、 会议室、 卫生间等桌面、 地面等） 的卫生和办公家具的摆放情况， 及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物； 2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂； 3 、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》 ， 保障公司后勤配备； 4、每天早上 9：10 整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统 一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐 簿》中上缴财务。 注意事项： 1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐； 2、及时补给卫生用纸等后勤配备； 3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。 相关记录： 《消耗品领用登记》——行政主管 《备用金流水帐簿》——行政主管 （二）接待——客户来访 工作流程： 1、客户进门起身迎接并询问来访事由； 2 、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人， 若有事宜， 尽量选用转告方式； 3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻； 4、准备招待茶水饮料； 5、通知相关工作人员有人来访； 6、每隔 15 分钟左右添加茶水 ,来客告辞时起身道别； 7、客人离开后 2 分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来， 则需在《客户来访登记簿》上注明； 9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复； 10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。 注意事项： 1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室； 2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档； 3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 相关记录： 《客户来访登记薄》——前台 （三）电话的接听和记录 工作流程： 1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语； 2 、电话铃响超过 3 声，接听电话应该致歉； 3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作； 4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立 即挂断电话； 精选文库 5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的 目的。 7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上； 8、记录后 5 分钟内及时通知被传达人 ,通知传达的程序见口头通知流程 ,并确认 对方接收信息正确无误。 9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。 注意事项： 1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；