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《办公室管理》 辅寻散师:肖亚蒎 TeEmail: 我  第一章办公室实务概述 了 办公室的含义 ≯办公室事务管理特征:服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性 我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外企业与合资企业办公室实务内 办公室环境的布置和管理 掌握 办公室的职能:政务(或业务)服务和事务管理 办公室实务:就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人 员为主,所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。 主要办公器械的使用 办公用品的准备  办公室实务工作一览表 国内一般性 国外一般性 国内企业(含外企 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函 记录上司指令及会读、会议内容 会议组织 安排会议事务,并位会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容 词查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告 理并组织好租略的资料 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等 接待宾客和员工的来访 接待工作 公司宾客订饭店的房间、订机位,发电报、打电话  协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系 督查工作 督导一般职员或速记员 日程安排 为上司安排旅行或考察 日常事务 行的事务 通讯事务、电话 上司保管私人的、财务的或其他的记录 照料上司身边的膜事 办公室管理 办公室环境的布置和整理; 保管办公室设备及用品 他临时交办的事项 执行上司倒在录音机中的吩咐。 执行上司交办事项。 替上司申报交纳所得税及办理退税。  第二章文员实务 重点握: 优先顺序”处理工作 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法;  按照“优先顺序”制定计划书 三个步骤(p25 ■1.将自己要做的事情分为:A.是否应该做的事?B.是否做 或不做都无所谓的事?C是否不可以做的事?对于A要集中 精力做,对于B和C可以从计划中删掉。 2.对于A类事情再进行分类,分为 重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第 做):重要但是并不紧急的事(第三做);虽有做的价值 但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)。 ■3.与上司形成默契,可以直接找上司商量、请示。  案例一:“猪八戒照镜子——里外不是人 天龙公司总经理出差外地了,指定一副总经理主持工作。公司的一件 重要事项急需三位副总协商决定,但在商量时三位副总发生了分岐, 开了一上午的会议,还未达成统一意见,事情又十分紧急,这使具体 经办人简秘书苦恼万分 会后,好心的简秘书分别再向三位领导请示,三人仍固持已见,每位 副总经理都要求简秘书传话给其他两位,听话的简秘书均如此照办, 但事情最终未办成。 总经理回来后,召集再次开会,三位副总经理的情绪更坏,隔阂更大 而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样,是简秘书 在传话时加进了自己的意恩,使原话走了样。这样一来,简秘书真是 猪八戒照镜子—里外不是人”。  问题: 三位副总经理的隔阂是如何形成的? 秘书遇到此类情况时,正确的做法是怎样的? 在同一问题上,领导人之间意见不统一、可互相 推诿时,秘书怎么办?  分析: 简秘书不该多头请示。他应在会后只向受总经理委托在家主持工作的 那位副总请示,如有分岐由这位副总经理去协调,形成一致意见,再 遵照办理即可。 重要原则:领导人之间对同一问题意见不一,应建议当面解决,形成 统一意见后照办,或按主要领导人意见办。这一过程中秘书特别不应 该在领导人之间来回传话。 相互有意见的人,在未撕破脸面前,当面对话时会顾及对方的接受程 度,而通过第三者说话会随便些,秘书即便按照原样传话,也会引起 更大误会。 ■当面对话同与第三者谈话不同,某种情况下一些人“当面对质”时也 可以不承认自己说过的话,领导人也如此,这是为维护其尊严的需要 所以秘书在这种情况下往往处于困境  案例二:刘秘书在谈判中起了什么作用? 汉正公司与日商谈判,负责此项业务的张经理对某些技术 问题回答含糊,刘秘书在旁边用流利的日语具体而详尽说 清了长江吴淞口到本港各段位在不同季节的水位深浅,分 别能载多的的船等,日商非常满意,当场签订购货协议。 事后有人大肆渲染刘秘书的关键作用,甚至说也超过了领 导,刘秘书听了面带得意,口中却说:“区区小事,何足 挂齿?,不过为他人做嫁衣裳而已!” 这话和刘秘书的表情很快传到了张经理的耳中,此后刘秘 书觉得自己不知为何受到冷落。