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业务招待费管理制度
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为了有效控制公司的业务招待费支出,节约成本费用,提高公司的经营管理水平,特制 定本制度。
一、 业务招待费用支出范围
(1) 招待来访客人、客户的茶叶、饮料、水等费用。
(2) 宴请客人、客户(包括工作餐)的用餐、食品、酒水、礼品等费用。
(3) 赠送客人礼品及其他费用等。
二、 业务招待费用分管规定
(1) 用于接待客人的茶叶、水、饮料、礼品等统一由人事行政管理中心经过采购评估 后购买、订做、保管、发放。各部门需领用时,按有关规定填写《领用单》办理领用手续。
(2) 公司举办的对外客户活动及员工活动的费用由财务部、行政管理,联合控制。
(3) 宴请客人、客户发生的相关费用,遵从下文“三、四、”中的具体规定执行。
三、 业务招待费用等其他申请工作流程
(1)业务招待费用申请工作流程
各部门确因工作需要,必须宴请的,按提倡勤俭节约,反对铺张浪费的原则和方法办 理。由主管部门实施招待,非相关人员一律不得参与,具体工作流程如下:
1、 因正常业务需要招待外部来客时,应事前办理申请登记手续,并填写《业务招待申 请表》,经公司总经理、各部门负责人、总经理批准后方可开支,具体审批权限如下:
行政和财务发生业务招待费用具体审批权限如下:
A业务招待费申请金额w 500元,总经理负责人批准后方可实施招待。
B业务招待费申请金额>500元,总经理审核,董事长批准后方可实施招待。
2、 因工作外出或无法填写申请表时,由招待申请人以电话或短信的方式向有关领导提 出申请,经批准后方可实施招待,事后两个工作日内补办申请手续,即填写《业务招待申请 表》,无补办手续的不得报销。
3、 超出招待标准的费用,无特殊情况由招待申请人负担(与公司总经理,董事长同餐 的情况除外)。如遇特殊情况,必须经过“四、(2) 5、”工作流程方可办理报销手续。
4、 申请限额只准一事一用,不得互相套用。
5、 结算时招待申请人必须及时报销结算,并且向用餐地索要水单(消费明细单)。
6、 如果没有发票的,2个工作日内书面写明原因,并请陪同人签字核实,总经理签字审 核,方可报销,如超出申请费用金额,必须有董事长的批准,才可以报销。
三、业务招待费用、其他费用报销工作流程
(1) 业务招待费用、其他费用报销时间要求
1、 发生业务招待费用,招待申请人必须在费用发生后的 5个工作日内办理报销手续。
2、 超出申请金额部分说明原因经总经理签字审核,必须有董事长的批准,才可以报销
(2) 业务招待费用报销手续
具体报销流程按照各类管理审批权限下表办理相应报销审批手续。招待申请人报销时必 须同时提供以下资料(若资料不齐,财务人员有权拒绝报销),方可办理报销手续。
1、 经审批的《业务招待申请审批单》、
2、 用餐地提供的水单(消费明细单);财务人员需核对用餐地水单(消费明细单)总金 额是否与用餐地的发票总金额一致;
3、 用餐地的发票,财务人员需核对申请用餐地点是否与发票上加盖的单位印章一致。
4、 如果报销时间超过规定5个工作日时间,财务有权不进行报销。
5、 如遇特殊情况,报销金额超出《业务招待费用申请表》申请金额,报销金额超出单项 申请金额。需要完成以下工作流程方可办理报销手续。
申请人编写“费用超标说明”,陪同人签字、总经理审核,
申请人持经审批后的“费用超标说明”,重新填写《业务招待费用申请表》均需公司总 经理审批,董事长批准。
申请人持重新审批后的《业务招待费用申请表》办理报销手续。
以上①-③的工作流程必须在五个工作日内办理完毕,特殊情况除外,
五、 业务招待费用一信息反馈工作流程出纳人员按月统计各部门、招待申请人发生的招 待费,督促各部门自觉控制业务招待费的发生。
公司出纳人员将上月发生的业务招待费用进行逐笔登记,按照公司编制业务招待费用 《20_年_月汇总统计表》,并于每月15日前将本公司统计表(纸板及电子版)报送至会 计。会计汇总归集相应信息编制业务招待费用汇总并于每月 15日前将汇总统计表(纸板)报
送至顾问公司总经理,董事长审阅。
六、 表格样式
(一)《业务招待费用申请表》
(二《业务招待费用20—年—月汇总统计表1》
业务招待费用申请表
申请时间:20_年_月_日
申请部门
来客人数
申请人员
陪同人数
招待对象
申请金额
总额: 元。
用餐时间
年 月曰
用餐地点
总经理审核
董事长批准
备注:财务部留存,按月装订存档
业务招待费用20-年—月汇总统计表
序 号
单位简称
申请人
报销信息汇总
超申请金额报
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