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发行版本:A
物资(设备)采购管理程序 修改次数:0
文件编号:QG/XNXS 386-2005
1 适用范围
本程序规定了物资(设备)采购管理的内容与要求。
本程序适用于公司及所属各单位。
2 术语及定义
本程序采用以下定义:
2.1 物资(设备):是指公司及所属各单位用于工程建设、生产经营、内部管理、日常办公所需的物资,包括用于生产经营的各种主要设备、设施、劳动保护用品和办公所需的各种物品。
2.2 采购:是指对物资(设备)进行采购计划、物资选型、签订合同、购买、管理以及监督审核的全过程。
2.3 工程设备物资分为三类:Ⅰ类设备物资主要有电子工业产品,各种车辆及油库用各种输油泵、消防泵、防爆电机、阀门、流量计等;Ⅱ类设备物资主要有加油机、油罐、液位仪、计量器具、鹤管、浮盘、发电机、配电柜、变压器及化验仪器等;Ⅲ类物资主要是非标设备和其它零星物资。
3 风险
3.1 其它物资采购
3.1.1
3.1.2 选择了不合格的供应商,可能导致企业损失。
3.1.3 商务谈判没有达到合理的采购目标,采购合同不规范,导致企业权益未得到有效保障。
中国石油西南销售分公司 2005—05—20发布2005—05—25实施
3.1.4 采购物资未经过有效验收,可能导致企业损失,采购和收货未进行适当的职权分离。
3.1.5 付款通知未经过有效审批。
3.1.6 物资采购结算资金未经过有效审批,应当支付的金额不准确,应付账款的确认、预付账款的处理不准确。
4 职责
4.1 公司投资计划处(工程建设管理所在部门)是物资(设备)采购计划的归口管理部门,负责建设工程所需主要物资(设备)采购的审批和监督管理,负责下达公司所有(工程建设除外)属于投资的采购实施计划,(工程建设管理所在部门)负责工程物资的采购实施。
4.2 公司质量安全环保处负责公司工程建设以外的,用于安全生产经营项目的主要物资(设备)采购的审批和监督管理;负责利用安保基金采购物资(设备)的审批和监督管理;负责油库加油站主要防护用品采购等物资的审批和监督管理。
4.3 公司总总经理办公室负责公司办公用品的采购和监督管理。
4.4 公司信息化管理处负责办公设备及信息化设备的采购和监督管理。
4.5 公司财务处负责对物资(设备)采购计划的审批和资金使用情况的监督管理。
4.6 公司综合管理与综合管理与法律事务处负责合同审查业务管理。
4.7 公司加油站管理处负责加油站采购物资(设备)技术要求的指导和质量监督。
4.8 审计监察部门负责对本单位物资采购实行审计监督。
4.9 分公司负责(Ⅰ类、Ⅱ类设备物资除外)的Ⅲ类物资及其它所有物资采购计划的制定及组织实施(云南地区除外),负责编制Ⅰ类、Ⅱ类设备物资采购计划,并上报公司相关处室。
4.10 所属各单位相关部门具体负责所需物资(设备)采购计划的编制和实施。
4.11 云南地区各片区(中心、部)负责福利费列支的生活物资。
5 控制内容及要求
5.1 物资(设备)采购分类
油库设备设施、加油站设备设施、车辆、安全消防环保设施及试剂、劳动防护用品、计算机及相关设备、办公用品以及维修材料采购等。
5.2 物资(设备)采购计划提出与审批
5.2.1
a) 编制
—— 物资(设备)使用单位根据生产消耗、基建项目、检维修、技措项目需要,按物资大类编制年、月度申请计划;
—— 申请计划实行年度计划和零星计划相结合的形式,年度计划是对下年度全年物资(设备)需求的统一平衡,年度计划在上年10月中旬前上报上级主管部门,设备更新和零星设备购置实行年度计划管理。其它按零星计划执行,需提前上报主管领导或上级主管部门;
—— 申请计划以书面形式上报。书面计划实行统一格式,经单位领导签字,加盖单位公章后上报。内容包括:物资名称、型号(牌号)、规格、计量单位、数量、使用时间、用途、技术标准或技术规范;非标设备应附图纸,进口设备、仪器配件还需有主机型号、系列号、部件号。对于没有技术规范的采购物资,由专业主管部门负责。
b) 采购计划的申报审批要严格按采购计划申报审批程序执行,急用材料除外。
c) 要求
—— 物资(设备)名称、型号要与技术标准或技术规范中的一致。提供的技术标准或技术规范必须符合国家标准、行业标准或企业标准;
—— 申请计划数量要与实际需要量相符,分批使用的物资(设备)要考虑周期用量;
—— 应该在合理的采购周期内提出申请计划;
—— 编制申请计划必须按规定的格式, 内容齐全、完整,书写清晰工整。
d) 对生产、大修、维护急用物资的申报,要在申请计划上注明“急用料”(按规定需审批的必须经上级部门同意)。
5.2.2
a)
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