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优秀课件，精彩无限！ 大学生常用文书写作规范 　　　　 杨瑞春 2010年11月16日 一、文书的概念 文书又称应用文书或实用文书，是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体。 按文书性质分为： 公务文书 私务文书 在日常使用中可分为： 法定公文 《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种文书 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。 《国家行政机关公文处理办法》规定的13种文书 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书 计划、总结、调查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等 会务文书 主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议纪录、会议决议 规章文书 条例、规定、章程、办法、守则等 其他文书 社交礼仪类：请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬 信、喜报等 专用书信类：倡议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等 宣传信息类：消息、海报、启事、声明 条据契约类：协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等 二、文书的特征 一、文体的实用性 二、格式的规范性 三、内容的真实性 四、表述的简洁性 五、应用的时效性 六、对象的明确性 三、文书写作规范 （一）版面规范 1.字号 法定公文标题使用2号宋体字，正文用3号仿宋字，小标题使用3号黑体字。其他文书可参照公文字号。 常用文书标题2号黑体或华文中宋字，加粗；正文使用小四号宋体字，1.5倍行距；小标题使用4号宋体字或黑体字，加粗。 2.回行 标题回行时，词义要完整，排列对称，间距恰当；正文回行应顶格；数字、年份不能回行。 3.不宜使用自动编号功能 数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中。 三、文书写作规范 （二）字词规范 1.字 不用错字、别字、异体字，不用简化的文字。 公共管理学院≠公公管理学院 2.词 书面用语，忌用口语； 用现代汉语，个别文言词除外，如“其、之、者，所”等； 不生造词，正确运用现代高科技新术语； 慎用重叠式词语“开开心，明明白白，清清楚楚楚”等； 感情色彩，褒贬词性。 正确使用代词、助词等：他她它，的地得。 三、文书写作规范 （三）数字的使用 1.阿拉伯数字 除成文日期、部分结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外，其它应用阿拉伯数字。 2.概数 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，边用的两个数字不能标点符号隔开。 3.约数 带有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示约数一般用汉字。 当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时，即有精确数字，又有约数时，为保持一致性，其约数也可用阿拉伯数字。 三、文书写作规范 4.结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，一般不超过四层。 5.日期 公文的成文日期必须使用汉字，如“二○一○年十月十七日”，其他日期一般用阿拉件数字，如“2010年10月17日”。 “○”为插入符号中的特殊符号，而不是阿拉伯数字“0”，也不是英文字母“O”或“o”。 三、文书写作规范 （四）标点符号 1.序号后面的标点符号 “第一”后用“，”，“一”后用“、”，“1”后用“.”，“（一）”和“（1）”不用标点符号，不加空格。 2.叹号 叹号是具强烈感情色彩的标点符号，主观性强，在文书中一般不用。 3.不使用标点的情况 小标题句尾；固定格式；每行的顶格不用标点符号。 三、文书写作规范 （五）单位名称使用 1.全称 规章制度中必须用全称，经济管理学院≠经管学院，2010级新生≠10级新生 2.习惯简称 共青团华南农业大学委员会=校团委 共青团广东省委员会=团省委 （六）生效标识 1.单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字； 加盖印章应采用“骑年盖月，上大下小”的原则。端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 2.联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。不署机关单位名称。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个或以上印章时，为防止出现空白印章，应将