秘书理论与秘书实务 信息工作 4模块二 信息工作.ppt

3.秘书机构信息存储的方式主要有： 手工存储； 电子化存储； 计算机存储； 缩微胶片存储。 秘书机构的信息存储应当符合下列要求： 认真筛选； 科学分类； 系统完整； 坚持不懈； 便于检索。 （二）信息的反馈 反馈的技巧： 审时度势，适当控制； 及时追踪，二次反馈； 合理分流，保证畅通。 第四节 信息开发和利用 一、信息的开发 1.信息开发的含义： 信息开发是指对信息进行全面挖掘，综合分析，概括提炼，以获取关于事物发生、发展、变化的高层信息。 其要求是扩展信息的涵养面，增加信息容量，提高信息质量，创造最佳服务。 2.信息开发的主要形式： 剪报 索引 目录编制 文摘 信息资料册 简讯 调研报告。 二、信息的利用 信息工作的最终目的是有效地利用信息。秘书应充分重视信息的利用，积极配合领导决策和管理工作的需要，及时、主动提供信息资料，为领导的科学决策和科学管理服务。 信息利用的主要途径有： 1.信息检索 2.信息加工服务 3.定题查询利用服务 4.信息咨询服务 5.网络信息服务 案例 某中学赵校长，清晨上班第一件事就是打开计算机，由教育信息网进入本市教育信息中心，查看当天市教委的有关会议通知与工作安排，并动手把与自己学校有关的内容另存入本校文档。然后进入校园闭路电视网，抽查了三个班级的早自习情况，并把问题输入本校文档。接着，赵校长叫来了办公室钱秘书，交待了当天工作要求，就到市教委参加有关会议去了。钱秘书打开计算机本校文档，把有关内容整理后，直接由网络下达给各职能部门，并结合赵校长的工作布置，提出了完成有关工作的具体要求。 提问： 请结合以上材料，分析在当前高科技时代，秘书工作有了哪些变化？ →收集―整理―传递―储存―利用→ ↑―――――反馈―――――↑ 信息检索 信息加工服务 定题查询利用服务 信息咨询服务 网络信息服务 手工存储 电子化存储 计算机存储 缩微胶片存储 口头传递 书面传递 电报传递 电话传递 传真传递 网络传递 筛选 校核 加工 编写 网络查询法 文字阅读法 收看收听法 会议记录法 相互交流法 专题调查法 随时观察法 索取求购法 复习巩固 布置任务 实训任务二 通过互联网进行信息的收集和整理实践操作训练，并进行传递、储存和利用，请在规定时间内发至老师邮箱。 chenjunxiang2009@126.com 请同学们查找关于今年河北省专接本考试的有关信息，以方便我们专科学生毕业时参考应用。要求如下： 1.尝试多种方式和途径进行搜索，如变换主题词、变换搜索工具等。 2.采集今年河北省专接本考试的相关信息，编写一份专题情况总结。内容涉及：报名时间和要求、考试时间、以你想报考专业为例说明考试科目、报考院校和去年的分数线以及录取比率等信息（以自己想报学校和专业为例）。 模块二 基础职业技能 第四章 信息工作 一、信息的含义、特点、分类 （一）信息的含义和构成要素： 1.信息的含义 信息是对各种事物运动状态的客观反映。它普遍存在于自然界和人类社会。 2.信息的构成要素 信息源 信息载体 信息传送者 信息接收者 信息道 第一节 信息和信息工作概述 （二）信息的特点： 1.客观性 2.共享性 3.无限性 4.时效性 5.传递性 6.开发性 （三）信息的种类 １.按内容分： 　　自然信息(如气候的变化、植物的萌芽)、社会信息 ２.按事物的发展过程分： 　　预测性信息、动态性信息、反馈性信息 　　(未来信息、现实信息、历史信息) ３.根据接收信息的感官分： 　　视觉信息、听觉信息、嗅觉信息、触觉信息 ４.根据信息的先后顺序和加工处理程度：一次信息、二次信息、三次信息 ５.根据信息反映的情况：内部信息、外部信息 ６.根据信息传递的方向：纵向信息、横向信息　 ７.根据信息的物质载体：文字信息、非文字信息 ８.根据信息传递的范围：公开信息、内部信息、机密信息 二、信息工作和秘书部门信息工作的特点： 1.信息工作的含义 信息工作就是获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 它是秘书工作的重要内容之一。 (一)信息工作的含义及意义 政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持，特别是随着现代经营管理理念和模式的越来越广泛的运用，信息和调研工作愈加成为决定经营管理成败的一个关键性因素。 2.信息工作的意义 提高秘书工作效率 开阔领导者与秘书的思路 协助领导者科学管理 辅助领导者正确决策 信息工作意义 3.信息工作有以下制度： 信息专报制度； 信息报送数量定额制度； 紧急信息报送制度； 信息稿件送审制度； 信息采用通报制度； 信息专题分析制度； 业务培训制度； 信息工作奖惩制度。 (二)信息工作