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招商会议安排方案 河北正创招商部 2016.06.24 1 目录 一 、会 主 ： 3 二 、会 ： 3 三、 会 地点： 3 四、会 通知： 3 五、会 安排： 3 1、布置会 ： 3 2、接送来 ： 4 3、 放 料： 4 4、会 ： 4 5、会 要： 5 6、会 束，退 ： 5 7、 独交流， ： 5 8、安排相关人 就餐： 6 六、突 事件 理： 6 1、医 急情况 6 2、可能 生的抗 7 3、与会就餐人数增加 7 4、会 室被重复 7 5、会 室 ?????????????????????????????????? 6、就餐 被推后 ???????????????????????????????? 7、 椅的限制 ????????????????????????????? . ???? 2 一 、会议主题： 携手同行，共创双赢 二 、会议时间： 2016-08-18 下午 13：00-15 ：30 三、 会议地点： 河北石家庄 希尔顿大酒店 四、会议通知： 公司安排专人负责会议通知工作，保证所有参会人员通知到位，并提前 3 天将到会人员情况告知会议总负责人。 五、会议安排： 1、布置会场： ① 会议室提前一天打扫干净，地板、窗户、玻璃、窗帘、桌子、椅子等必须擦拭干净，做到窗明几亮。桌子和椅子做到横平竖直。 ② 横幅，条幅，海报等装饰在显眼的位置，这些能够有效突出会议主题以及渲染现场氛围的宣传性标志是不可或缺的。横幅和海报要做得跟整个会议室协调，挂的时候要全部固定，不能有飘动的情况。 ③指示牌，从一进酒店开始，首先要有导引牌，若酒店门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有本次会议的主题引导牌，会务组导引牌，会场导引牌，会场至卫生间导引牌，饮水区导引牌，吸烟区导引牌等，并由专人负责前厅会议接待。导引牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。 3 ④进入会场前应有登记处，设年轻漂亮的女孩两名，专门登记参会人员的信息和到场情况，并帮助参会人员解决一些简单的问题。 ⑤提前准备好 投影仪和 ppt 或会议用的视频，并将会议用的设 备提前调试好，会议用的电子文件，比如 ppt 和视频等，作好备份。会议时若发生文件损坏等类似问题应有应急措施，可以立即解决。 ⑥茶水或矿泉水等准备到位，并整齐摆放在相应的位置，要求横平竖直。若用茶水，茶杯必须干净，不能有任何的污秽和印迹。 ⑦对于重要的客人，要做好桌牌，正反面打印客人的名字。 ⑧警示标语“禁止吸烟”“请将手机关闭或调至无声”“会场内请勿打电话和走动”等警示与分别贴在会场明显处。 2、接送来宾： 公司高层或派招商部领导在会议酒店门口接送来宾，并在会议室门口设置登记处，把总监的名片递给客户并留下对方的名片或信息； 3、发放资料： 入会前，把公司宣传册、会议流程表等相关资料和礼品一并递给参会企业负责人。 4、会议： ①会议开始前 10 分钟开始播放背景音乐，要求背景音乐舒缓、大气与会议气氛合拍②会议开始，主持人自我介绍③主持人逐个介绍重要客人，按照政府官员、行业资深人士、各商家的顺序，其中政府人员按官位大小排序④简单介绍河北正创的情况⑤看河北正创招商短片（短片说明公司的优势，并且展望未来）⑥政府官员代 4 表、行业代表、河北正创高层代表分别讲话，树立大家的信息，展 望正创未来（讲话内容偏上正创为宜）⑦招商部经理通过 ppt 讲解正创招商的大概情况和客户最关心的一些问题⑧在会议提问环节，由招商部经理解释相关问题⑨其它活动⑩主持人总结，散会。 5、会议纪要： 公司安排专人作好会议纪要，要求详细记录会议的情况并在会后完成会议文件归档，写出总结报告。 6、会议结束，退场： ①工作人员能熟练的引导与会人员退场，首先，工作人员打开会议厅的所有出口，避免离场时出现拥挤的现象。其次，工作人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道，与会领导和其它人员可以各行其道，同时退场。 ②若参会人员较多，车辆较多，散会时，工作人员就要引导各类车辆安全离开停车场。为使会议车辆离场工作简便易行，在会前工作人员应与酒店沟通做好车辆泊位安排，提前划分好停车区，安排专人引导。 注：从与会者报到至与会者离开，河北正创要做好一条龙服务，哪个环节不周到，都会影响大会的质量，影响与会者对承办者的印象。所以绝不能出现虎头蛇尾的现象，給与会者留下不好的印象，也影响自身形象。因此，工作人员必须注重离会服务工作，有外地人员参加的会议更应如此，如有需要住宿的客人，公司应尽力安排妥当。参会者所遇到的问题，工作人员都应尽力帮忙解决。 7、单独交流，签约： 招商部提前安排讲解业务的团队（ 2-3 人），散会后，对于有单独交流需求的客户，安排的贵宾室详细说明相关情况，