工程档案管理制度(1).pdf

工程档案管理制度 一、本工程公司档案员管理岗位的职责： 序号 一级职责 二级职责 负责项目工程部的档案管理工作，做好资料的收集、分发、使用和保管，确保项 目档案收录完备 1 项目档案管理 负责项目竣工档案专项验收工作，并移交项目资料 负责项目工程部材料样板、样品的管理 负责部门内文件、资料的收发、传阅 负责本部门办公设施、办公用品和项目工程部各类印章的保管和领用 2 部门行政工作 负责部门工作用车、考勤、固定资产等行政后勤管理工作 协助项目经理做好部门信息、计划、质量管理工作 3 其它 完成上级领导安排的其它工作 二、围绕工程项目管理开展过程中公司、项目对档案资料的形成、归档、分类、密级、借阅、 保管、保存期限等管理内容制定此制度。 2.1.档案的形成 2.1.1、 就项目开发建设活动中涉及到政府职能部门、公司内部部门机构、合作单位往来文件等 文书结案后档案材料，原稿由公司工程部档案管理人员归档、保管。 2.1.2、公司对项目管理工作过程中各种政府批复文件、凡反映项目工作活动、具有查考利用价 值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料）、会议纪要等资料均属归档范围。 2.1.3、各经办部门视实际需要，经部门领导批准后可决定原稿的去处，档案管理处须保留相关 文件的影本。 2.2.档案的归档 2.2.1、 遵循定稿后的文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值， 就项目管理的前期准备、实施过程中形成的资料进行搜集、整理，立卷工作，便于保 管和利用。 2.2.2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复文件、原 件、多种文字形成的同一文件立在一起形成文件的闭合，不得分开。 2.2.3、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，案卷内应统一编排目录， 需要装证的案卷要编排页码，并在目录上填写页码，便于查阅。不装订的案卷，应在目 录的备注栏内进行内容摘要标注。图表和声像材料等也应在图表上进行标记。 2.2.4、按各类档案资料的密级、问题进行分类，组卷应以规定的格式逐件填写卷内文件目录， 并对文件材料的题名不得随意更改和简化，没有题名应拟写题名。 2.2.5、收发文管理。 a）、发文经公司内部核稿，经主管领导确认可以向相关单位及部门发送，并做好发文登记。 b)、收文 凡是从外部送达本委的关于公务的文件、都是收文归档的范围。收文一般按签收、登 记、由档案人员归档处理。当档案人员不在时，办公室其他工作人员可代为签收。签 收文件时要认真细致，不可马虎大意。由指定的文书档案人员专门负责，其他人员未 经同意一般不得私自拆封。依据合理、简明、实用的原则，按《收文登记簿》的栏目， 清楚、完整地做好收文登记并及时向领导反馈。 2.2.6、做好永久性档案向相关部门机构的移交工作。 2.3.档案的密级 2.3.1、档案分为一般档案和有密级要求的档案，一般档案可以视相关情况可以查阅。有密级的 档案只能在本公司办公地点查阅，不得外借和带离公司办公地点，特殊情况除外。 2.3.2、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经主管部门领导同意，方可查看和使用。 2.3.3、密级分类暂定： a) 一级机密文件：项目开发前期的报建资料、政府来文及批复、经济类合同、造价结算 表等文件，项目开展工作中编制的会议纪要，项目图纸（包括