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文件资料管理程序
制订部门：行政部
制订日期： 2011-10-22
生效日期：
制订人：
审核人：
批准人：
受控章
持有人：
文件目录
1.0 目的
2.0 适用范围
3.0 术语和定义
4.0 管理职责
5.0 内容
6.0 相关文件
7.0 引出文件
8.0 记录
文件修改记录
修改日期 申请书 修改版次 修改内容摘要 修改人
1.0 目的：
对金海阳照明有限公司质量体系要求有关的文件和资料的编制、修订、发布及销废进行控制，确
保各有关现场使用的文件和资料正确、统一和有效，使文件和资料正确流通及应用。
2.0 适用范围：
适用于深圳市金海阳照明有限公司质量管理体系运行的所有文件和资料的控制。
3.0 术语和定义
3.1 质量体系文件指本公司用于体系运行活动管理和作业指导性的文件
4.0 管理职责：
4.1 各部门负责所属范围内的文件初稿拟定、使用和保存受控文件及资料，协助文件的收发工作。
4.2 行政部负责对质量手册编写和策划以及質量目标、指标管理方案的控制和管理。
4.3 行政部文管中心负责全厂质量手册、程序文件、作业指导书文件、技术性文件及设计图样、空白表
格的控制和归档管理及编号管理；还负责对外来文件进行控制和管理。
4.4 品保部
品保部负责出货检验指导书及检验规范文件的编制。
5.0 内容
5.1 质量管理体系文件和资料控制范围：
——質量管理手册 (JHY-QM-A-001) ；
——程序文件 QPM （质量体系程序文件）；
——质量计划、质量目标 /指标、質量管理方案、审核报告；
——作业指导书文件 (如 :工作规范— WIP ：含作业检测标准，作业指导书— SOP，检验规范— SIP)。
——质量环境管理体系涉及的质量记录和表单格式（ FOR）
——适当范围的外来文件：如产品国家标准、国际标准、抽样标准、顾客提供的标准和图样等。
5.2 文件资料受控标识：
5.2.1 文件和资料分受控本和非受控本两种控制状态， 受控文件需进行修改和版本控制， 保持有效版本，
非受控版不进行更改控制的跟进，公司内各岗位正式使用的文件为受控文件，文件上盖有红色的
“受控文件”印章，公司内仅供于培训学习的文件及向外提供用于介绍公司质量管理体系的文件
封面上盖有 “仅供参考”印章屬非受控文件。
5.2.2 因外发作业的需求，由公司提供给供应商的作业指导性文件或资料也是受控本，在文件和资料上
盖有蓝色的“外发”印章标识。供应商收到此类文件或资料需进行管理，修改时需回收管理。
5.3 文件和资料的编号管理
5.3.1 部门的文件代码
代码 部门 代码 部门 代码 部门
A 总经办 D 品管部 G 工程部
B 行政部 E 业务部 H 资材部
C 生产部 F 财务部 I
5.3.2 文件的编号规定
A 、品质手册 /程序文件三阶文件的编号规定：
JHY-□□□- □- □□□
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