电子文件的管理.docx

n 电子文件的管理 主要内容 背景 ?:?2、电子文件的形成现状 ?:?3、电子文件的技术特点及其影响 电子文件管?:?4、电子文件管理的总体框架 电子文件管 ?:?5、电子文件的归档（结合GB/ T18894—2002 ) 信息化——重要的国家发展战略 ?:?大力推进国民经济和社会信息化，是覆 盖现代化建设全局的战略举措。 ?:?电子政务是信息化建设的龙头。 ?企业信息化是国民经济和社会发展的基 础和关键。 什么是信息化? 心社会实践活动平台的电子化 心信息形态的数字化 心信息资源开发利用的深化 ?:?文件、档案是机构的核心信息资源 ?我国企业的档案部门——信息资源管理 的核心部门 文件、档案管理是企业信息化的重要内 容，是提高企业生产、管理效率必不可 少的组成部分 主要内容 ?:?1、背景 ?:?2、电子文件的形成现状 ?:?3、电子文件的技术特点及其影响 电子文件管理的总体框架 电子文件管理的总体框架 ?：?5、电子文件的归档（结合GB/ T18894—2002 ） 三个角度 三个角度 ?数量 ?种类 ?:?作用/地位 2」形成比例  北京市直现行文件基于计算机生成的比例 80% 以上 50-80% 20-50% 20% 以下 2001年国家经贸委经济信息中心 ?对638户国家重点企业和 地方骨干企业的信息化 状况调查 心67.4%的企业已全部或部 分实现OA、MIS等 心60%的企业全部实现或部 分实现CAD/CAM、 CAPP、PDM等 心36%的企业全部或部分实 现了ERP、CIMS等  ?对信息技术投入最大 的100家企业 心97% 心81.2% 心65% 2-2种类 ?:?新类型的电子文件越来越多，如超文本 文件、多媒体文件等。 ?原有种类的电子文件也在一定程度上表 现岀与相应纸质文件的不同，如大型数 据库。 2?3地位/作用 ?电子文件尚不完全具备与纸质文件同等的地位（社会功能） ?:?业务活动的无纸化在推进 ?社会功能 心行政有效性 心法律证据性 心情报参考性 ?技术特点 心记录方式 心载体性质 ?以纸质文件为中心的准电子文件阶段 ?电子文件阶段 主要内容 ?：?■!、背景 ?:?2、电子文件的形成现状 ?:?3、电子文件的技术特点及其影响 电子文件管理的总体框架 ?:?5、电子文件的归档（结合GB/ T18894—2002 ） 3?1电子文件的技术特点 ? (D非人工识读性 心电子文件以编码形式存在，脱离相应的软硬件 环境就无法识读 心为了能够使用电子文件，首先要保证其可读性 (2)系统依赖性 文件 文件 形成者 管理者 利用者 形成者 丁一 文付 利用者 利用者 ?不兼容的计算机和应用软件生成的文件在 交换使用时会遇到很大困难。 ?要保证电子文件可读性的一个必要条件就 是，为电彳文梓酉1备合岳的索统环逵。 电子文件的种类与格式 ?文本文件 ?数据文件 ?程序文件 ?:?图像文件 ?:?视频文件 ?音频文件 信息与特定载体的可分离性 电子文件信息可以毫无损害 地从一种载体转移到另一种 载体上。 易变性 ?:?信息容易变动可不留痕迹 人为有意 〔系统无意 ?电子文件产生后不可能不改 ?要防止电子文件信息受到误改或篡 改——解决真实性问题的关键 信息存储的分散性 ? 一份电子文件,内容、结构和背景信息分散保 存 ?:?一份电子文件，其信息可能来自其他多个文件 完整性问题的提出 电子文件的构成要素 心表达作者意图 的信息 《文件内容信息的组 织方式 心作者 心签发人 心成文日期 心收文者 V能够证明文件形成过程和 文件之间相互关系的信息 心代码 心格式 心载体 心附件 案例 ? 1989?1993年美国电子邮件官司 ?打印文本并不能包含与具体文件相关的全 部信息，如发送者和接收者的识别信息， 确认信息收发的信息，收到的日期和时间 等。即电子文件包含了许多打印件所没有 商背景信息。 ?跨越时间和空间地存取同一文件 安全性问题的提出 电子文件技术特点的影响 负面影响 处保便 、、方 成递用捷 准传利快 息、、 信理存信息的真实、 完整、可读、 安全遇到挑 、 战 处保便 、、方 成递用捷 准传利快 息、、 信理存 3?2电子文件管理的质量目标 ?可读性 ?真实性 ?完整性 ?安全性 ?:?标准格式（多种格式） ?归档支持软件以及相关硬件 ?迁移 ? “万能”阅读器 ?:?技术措施：如身份认证、电子签名等 ?:?管理措施：完整地记录文件形成背景 和管理过程 完整性保障措施 ?明确电子文件构成要素 ?制定归档范围 ?权限控制 ?:?全程监控+事后审计 ?防病毒 ?防火墙 ?备份 ?:?载体转换（双套制） 主要内容 背景 *2、电子文件的形成现状 ?:?3、电子文件的技术特点及其影响 电子文件管理的总体框架