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职场人必备！如何让电子邮件更给力 前些日子，整理过一些开会的技巧，但是后来发现有效的会议并不能解决大 部分的沟通问题，相反，电子邮件才是那低调但是着实影响着推动和沟通效率的关键点。 但是，电子邮件却往往不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话， 电子邮件依然非常重要。 这是因为，电子邮件能 够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影 响，能够更加广泛知会信息、征询建议。 所以，发送有效的电子邮件，能够： 提升我们的工作效率让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动； 增强我们的影响力与专业性邮件的覆盖面更加广泛， 一封简介利落重点突出的邮件会让你 的合作伙伴对你的印象更加好。 一起来学习让邮件发送得更加有效吧 !今天，就一位同事的 Email 做出了部分的建议， 也分 享出来，供各位拍砖。其实，我相信每个人都可以总结出这些显而易见的道理，只是：知 道容易做到难。记录在此，也算自我备忘。 几个重要的假设前提 很少有人愿意阅读长邮件除非你告诉他不读会怎么样，赋予他责任 很少有人愿意无理由主动做什么事情特别可做可不做时，除非价值观特别好，喜欢多管闲 事 很少有人会仔细阅读你的邮件千万不要发一封面向很多人的邮件， 然后指望大家都在里面 仔细阅读找出你期待他做什么事情。 不好的邮件特征 写成散文，长而枯燥，又期待人去阅读这是不现实的 重点不突出，反而依赖收件人去提取关键信息：时间、行动、目标 群发，导致邮件无针对性《影响力》一书的观点，如此会导致责任感被稀释和分散，发送 的人越多，真正有价值的回应会越少 与此对应，好的电子邮件应该让收件人一眼就扫到重点：是什么，作为收件人，我需要在 什么时间做什么。 邮件的类型 办公室邮件的作用，大概有以下几种 (私人邮件不在其列 )： 通知事情发生如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们， 你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。 征询意见决定未正式做， 或者只是有个想法， 希望大家给出意见和建议， 你们的回应与否， 尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。 纯粹分享 FYI 型邮件 (For your information), 我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考， 通常我会期待一个谢谢，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读 完才发现原来是 FYI 类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。 要求确认和拍板一重要 !一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事 情无法开展，可能会造成延时和其他后果。 邀约一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里， 建议此类邮件在标注清楚时 间、地点、主题、内容的同时，使用 outlook 的会议邀请系统发送。 【说明】： 一般在工作里，征询意见和要求确认拍板的邮件会占多数。这两种邮件都需 要针对性的技巧。 在工作中， 我发现有些同学容易把要求确认和拍板的邮件 误发送成为 征询意见的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件 人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又 不给力去进行催促。所以到 了点，发现决策无法达成。 如果你要发送的邮件属于要求确认和拍板类型的， 请先检查事情是否已经经过了几轮的公 开讨论， 确实已经到了确认阶段， 其次，请在邮件里标明下一步的行 动，若你们不确认， 事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得 到答复的人名附上，并强化指出。 发送之前，你需要做什么： 知道你的目标知道你的邮件类型是什么，在什么时间、方式、达到什么样的目标，你必须 得知道这封邮件你是期望得到如何的结果，如果不得到，会对你的工作造成什么影响 筛选收件人 在收件人的名单里，有哪些人是你需要得到明确态度的