办公室日常事务处理与注意事项.doc

办公室日常事务处理及注意事项 办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助 手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、 报告， 综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻 落实以及重要工作的完成； 办公室是一个单位运转的中枢， 是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位， 既是各职能部门协调联系的纽带，又是政策指令和各种信 息的交汇点和集散地；办公室是单位的窗口和总进出口， 负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单 位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问， 接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务 往来，接待群众来访等等。总之，办公室沟通上下，协调 左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位 整体工作的水平和效率。 办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效 率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现 效益的最大化，从而最大限度地实现我们“三服务”的工 作宗旨，由于时间关系，我们就办公室协调工作、完成领 导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请 示审批程序进行讲解，以资大家参考。 一、协调工作 （一）协调工作的重要性 从办公室工作人员的角度理解，协调就是办公室工作 人员协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整 和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种 矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以 实现共同目标的过程。 办公室工作人员协调工作，在办公室工作人员工作中 占有重要地位，办公室根据“三服务”的宗旨，做好综合 协调特别是政策性问题的协调，是突出发挥参谋助手作用 的必然要求。随着企业深化改革，各种新的矛盾突出，如 历史与现实的矛盾，旧的法规、条例阻碍着新的生产力的 发展；又如人们思想上左与右的矛盾纠缠不清，影响着各 项任务的落实；特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等 等，如不加以协调，就会意见分歧，政出多门，严重影响 领导决策的贯彻，阻碍企业改革与发展，办公室工作为什 么这样重要呢，其原因在于： 1、办公室的位置，通常处于各种利害矛盾和政策矛 盾关系的交汇点。在一个单位内外之间，如果发生了需要 协调的问题，一般都得找这些单位的领导出面解决，那么 办公室就须将有关问题的信息，包括问题产生的原因、背 景，解决问题的方针、办法，进行协调的方法、步骤等， 收集起来，综合研究，反映给领导参考采纳。 2、办公室的参谋、助手作用和“不管部”性质，决 定了领导人需要做协调工作时，首先会找办公室或办公室 工作人员人员协助进行，有时甚至会授权办公室工作人员 出面主持或参与协调的大部分过程。由于办公室一般不管 理具体的专业业务，而又全面掌握各方面的情况信息，是 一个综合部门，比较超脱，它代表的是领导整体的利益而 不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导做好 综合协调的部门。 3、办公室本身所作的各项工作中，也包含了大量需 要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会，都 可能遇到各部门认识与步调的不一致，利害与矛盾的干扰 等，尤其在企业深化改革，积极参与市场竞争的程中，既 需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作 去正确处理各种矛盾，又需要认真听取和采纳下级与群众 的意见和建议，才能正确决策，推动企业的发展。 （二）办公室工作人员协调的基本方法与注意事项 1、办公室工作人员协调是经领导授权、在办公室的 职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局 性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到 一要从全局出发，尽可能站在领导的全局高度考虑问题； 二要按本层次的职权范围办事；三要讲究协调的科学性， 认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究， 讲究方式，选择最佳时机等；四要在协调中注意维护领导 的威信， 特别是注意依法协调、 公正协调和讲究协调艺术， 完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得 以兑现；五要加强预见性，超前、及时协调，减少“马后 炮”，从被动中力争主动。 2、办公室工作人员协调既然是辅助领导协调，在大 问题上应严格按领导所定的目标要求进行， 加强请示报告， 遵守办公室工作人员纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念 处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由 领导亲自出面的，办公室工作人员要做好信息综合、沟通 联系、事务准备和有关文字工作等，并对领导考虑不周的 事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协 调中，则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领 导能把精力解放出来去抓大事。 3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工 作之中，办公室工作人员要想辅助领导把什么问题都协调 好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，并充分依 靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作