公司文件管理制度剖析.pdf

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对 公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程 和作业标准作出明确规定， 实现公司文件管理的规范化、 制度化、 提高公司文件 管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门， 负责文件管理制度的制定、 修订的 起草及本制度的宣贯、 发放、废止工作， 并负责在全公司范围内对本制度执行的 指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政 府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、 发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、 人力资源管理及其他基础性管理制度 及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量 管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发 输出文件（设计图样、产品 BOM 、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品 BOM 、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等 文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制， 公司副总或部门负 责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前， 应向总经办提交电子 / 纸张文件审核备案， 并 获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程 序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文 书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版 本的文件， 4.3 非受控文件：不受更改 /修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件 更改 /修订后不必通知文件持有人。 4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的 文件。 (法律、法规、标准、行业规范、客户要求等） 5.工作程序 5.1 文件的分类 5.1.1 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质 量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2 ）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3 ）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范 / 规定等，如人力资源管 理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。 （4 ） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5 ） 外来文件：国家有关法律、法规、国家 / 行业标准、供应商 /客户提供文件、 设备文档等。 5.1.2 文件阶层分类 （1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划 /计划、质量手册。 （2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。 （3) 三阶文件：管理制度、规范 /规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外 来文件等。 （4) 四阶文件：各记录表单、报表等。 5.1.3 文件密级分类 （1） 绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司 经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品 原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。 （2 ） 机密文件： a 、公司尚未