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实用文案
山西教场坪集团玉岭煤业有限公司
应急救援资料和档案管理规定
一、一般管理规定
(一)总则
1、为加强应急救援资料和档案管理工作,充分发挥档案作用,
全面提高档案管理水平, 有效地保护及利用档案为公司发展服务, 特
制定本管理规定。
2、应急救援资料和档案,是指公司从事应急救援管理以及其他
各项应急救援活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图纸、
影像等不同形式的历史记录。
3、安检科应保证经办文件的系统完整 ( 各种附件一律不准抽
存) ,结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4、应急管理留存的资料和档案必须内容真实、管理规范、标识清晰、便于查询。
(二)资料和档案管理责任
1、管理责任人:组 长:李生福
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成 员:谢 旻、刘 刚、程良柱、李 林
职 责:
(1)按照有关规定做好资料和档案的收集、整理、分类、归档
等工作。
(2)按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
(3)工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的
完整与安全。
2、存放地点:应急管理资料(图纸)和档案的存放地点设在我
矿档案室。
(三)文件和资料的收集、发放管理
1、公司指定安检科技术员负责文件和资料的收集、发放管理。
2、文件和资料的收集由经办人员负责整理, 交矿长审阅后归档。
3、文件和资料的发放由安检科技术员统一发放,按要求及时发
放至有关部门。
(四)归档范围
1、重要的会议材料,包括应急救援会议的通知、报告、决议、
总结、典型发言、会议记录等。
2、有关应急救援各项管理制度。
3、应急救援预案和各类图纸。
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4、和上级部门发生的文件及各类手续。
5、应急救援预案的更新修订记录。
6、宣传教育计划、培训计划、救援物资、器材、设备清单。
7、各类应急救援演练的方案、计划、总结。
8、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9、其他需要存档的资料。
(五)归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文
件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完
整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与
定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文
电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在
针对的最后一年立卷;跨年度的会议文
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材
料应依序排列在一起, 即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文
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6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
(六)档案利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借
阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出的档案,档案管理人员
要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报矿长
处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及
时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得
任意摘抄或复制案卷内容, 如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或
复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或
作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员
另行办理续借手续。
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二、特殊管理规定
(一)留存的电子类资料和档案
1、建立与健全管理体制
1)电子类资料和档案是我矿开设的一种独立的档案门类和载体, 它和其他档案一样,应加强领导。电子类资料和档案从形式到归档的管理过程中,由专人统一负责。
2)留存的电子类资料和档案统一归矿兼职救护队管理,存放于矿兼职救护队办公室,为应急救援电子档案办公室。
3)电子类资料和档案应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子类资料和档案的完整、真实和有效利用。
4)电子类资料和档案实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子类资料和档案能有效机读。档案人员应忠于职守, 熟练地掌握计算机系统的使用技能, 组织编制归档电子类资料和档案的各种检索工具, 积极主动提供服务, 充分发挥归档电子类资料和档案的作用。
、电子类资料和档案的归档方式
1)电子类资料和档案的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档, 根据本单位工作实际, 主要突出物理归档。
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(2)各部门根据归档要求, 在应归档电子类资料和档案产生时打
上相应的标记; 把经办过程中的情况随时记录在相应的文
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