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业务招待费报销管理要求
一、目标
为了有效控制企业业务招待费支出,节省成本费用,提升企业经营管理水平,特制订本要求。
二、业务招待费用支出范围
1、业务费:指招待来访用户所需茶叶、烟、水果、饮料及赠予客人或用户礼品、现金等费用;
2、招待费:指因工作关系招待相关人员发生就餐费、娱乐费、住宿费及宴请客人或用户酒水、烟及食品等费用。
三、业务招待费使用标准
1、本着“必需、合理、节省”、“态度热情、费用从简”标准;
2、业务招待费使用严格实施要求限额和招待标准,严格实施分档次接待标准,果断控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示总经理同意后方可进行接待,不然,财务部门不予报销;
3、严禁发生随意招待现象,任何业务招待费开支全部必需事前向企业领导提出申请,包含招待单位、人数、时间、地点、规格,陪同人员等,经企业领导同意后方可安排,不然不予报销。接待用餐时,严格控制陪客人数,实施对口接待。标准上陪客人数不得超出对方人数半数;
四、业务招待费审批程序
1、业务招待费支出实施“预先申请、据实报销”管理方法,全部业务招待须提前填写《招待费申请单》(注明招待对象、人数、陪同人数、招待类型及标准)或《业务费申请单》(注明赠予对象、人数、礼品名称、数量、金额),报相关责任人签字审批。
2、用于接待客人、用户茶叶、烟、水果、饮料及赠予客人、用户礼品,报相关责任人审批,项目部可自行安排购置、赠予,或由企业人力行政部统一购置、保管、发放。
3、工程事业部发生业务招待费单次金额小于500元,由项目经理签字审批;单次金额500-元,由工程事业部责任人签字审批;单次金额大于元,报企业总经理签字审批;
4、企业其它职能部门发生业务招待费单次金额小于500元,由分管领导签字审批;单次金额大于500元,报企业总经理签字审批。
5、如需直接赠予现金给相关人员作为交际应酬之用,不管金额大小,必需事前报经总经理同意后,方可支付,对于赠予现金后财务无正当单据入账问题,赠予现金部门配合财务部共同处理。
五、业务招待费支出标准:
项目
分类
标准
备注
餐费(含烟酒水)
工作餐
最高限额:30元/人/次
超标准需报总经理审批
通常业务招待
最高限额:100元/人/次
重大业务招待
最高限额:300元/人/次
住宿费
通常业务招待
最高限额:200元/人/晚
重大业务招待
最高限额:400元/人/晚
水果、饮料
最高限额:100元/人/次
烟
最高限额:300元/条
酒
最高限额:300元/瓶
茶叶
最高限额:200元/斤
特产
最高限额:200元/人/次
旅游、现金、娱乐费
报总经理审批
1、工程事业部日常接待及办理业务用烟标准为:2条/人/月,300元/条;
2、企业标准上不安排客人餐后娱乐等其它活动,如需安排,需请示总经理同意后方可;
3、本要求适用对象为企业总经理以下人员,总经理费用按实报销。
六、业务招待费报销步骤
经办人须取得正式发票,填制《费用报销单》,附上《招待费申请单》或《业务费申请单》,部门责任人、分管领导复核,交由财务部门审核,经总经理审批后方可报销。《费用报销单》上只需填写“业务招待费”,其它具体招待信息在《招待费申请单》或《业务费申请单》表现。
1、发票开票信息必需完整无误,发票内容要真实有效,发票印章要清楚可识别,不然不予报销,单次报销定额发票必需为同一单位提供发票,发票归属地和费用实际发生地必需一致;
2、如遇特殊情况,不能取得发票,能够用别发票替换,但必需附上原始收据、清单及情况说明,经财务部门确定无误报总经理审批后方可报销;
3、业务招待费超出标准部分费用,标准上由接待人负担,特殊情况须由接待人书面说明原因,其它陪同人员证实并签字报总经理同意后方可到财务部门报销;
4、总经理同意特殊招待费用据实报销;
5、业务招待费开支标准上不予借支,接待人在接待结束后立即到财务部门报销;
6、如报销单据不符合要求,财务部直接将单据退回报销人,重新走报销步骤。
七、罚则
未经领导同意超出业务招待标准,除自己负担超出标准部分金额外,另罚款100元。
凡企业人员弄虚作假,借业务招待之名行私人招待之实,且到企业报销,一经查实,除退回报销金额外,对经办人和当事人按报销金额5倍进行处罚。
企业人员虚报或多报招待费用,情节恶劣可给解聘。
本要求由财务部负责解释和更改,自下发之日开始实施。
附:招待费申请单
业务费申请单
招待申请单
部门/项目名称
日 期
来宾来
源地
来宾人数
陪同人数
招待类型
招待类型
用餐地点
标 准
住 宿
地 点
用 餐
标 准
金 额
房 型
工作餐
≤30元/人/次
数 量
通常招待
≤100元/人/次
通常招待
≤200元/人/晚
重大招待
≤300元/人/次
重大招待
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