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五、 文书档案整理细则阐释 ? 介绍信（存根）题名的著录格式： **** 年介 绍信（存根）。 ? 简报、信息题名的著录格式： **** 年第 * 至 * 期 ** 简报或信息。 ? 剪报材料题名的著录格式： **** 年剪报材料。 ? 信访材料题名的著录格式：关于反映 ** （人 员姓名或单位名称）信访案件材料。 五、 文书档案整理细则阐释 ? ㈡归档文件应易于长久保存 ? 1. 对破损文件 进行修整。 ? 2. 对字迹模糊或易退变的文件进行复制。 ? 3. 对过大的文件进行折叠。 ? 4. 去除易锈蚀的金属物。 五、 文书档案整理细则阐释 三、归档文件的整理方法 ? （一）整理单位 ? 《细则》最根本的特点，就是归档文件以“件”为 单位进行整理。一般以每份文件为一件，特殊情况 如下： ? 1. 文件正本与不同稿本可为一件； ? 2. 正文与附件可为一件； ? 3. 正文与文件处理单应为一件； ? 4. 原件与复制件可为一件； ? 5. 转发文与被转发文可为一件； ? 五、 文书档案整理细则阐释 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 6. 报表、名册、图册等，一册（本）应为一件； 7. 来文与复文应为一件； 8. 一次会议的会议材料应为一件； 9. 一年形成的介绍信应为一件； 10. 一年形成的介绍信存根应为一件； 11. 一年形成的剪报材料应为一件； 12. 一年形成的简报（信息）可为一件； 13. 人民来信、公开电话及与其对应的办理结果应为一件； 14. 人大代表建议、政协委员提案与其对应的办理结果应为 一件； 15. 督查件及其对应的办理情况应为一件； 16. 非诉讼性案件材料，一个案件或一个人的材料可为一件。 五、 文书档案整理细则阐释 ㈡装订 ? 1. 装订的要求 ? ⑴归档文件应按“件”装订。 ? ⑵正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复 制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字 文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文 本在前，外文本在后。 ? ⑶装订前应将“件”内的各页左、下侧对齐。 ? 五、 文书档案整理细则阐释 ? 2. 装订的方法 ? 目前常见的装订方式： ? ⑴线绳装订法 ? ⑵粘接式 ? ⑶穿孔式 ? ⑷铆接式 ? ⑸封套式 五、 文书档案整理细则阐释 ? 目前我市主要采用的装订方式： ? ⑴永久、长期保存的归档文件采用细棉线绳 左侧三孔一线或不锈钢订书钉左侧间隔 10- 15CM 方式装订； ? ⑵短期保存的归档文件可保持原装订形态； ? ⑶书籍、刊物等保持原装订形态。 五、 文书档案整理细则阐释 ? ? ? ? ? ? ? ㈢分类（年度、机构、保管期限） ⑴年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行 分类。 年度分类法需要注意的事项： ①文件的形成时间：签发日期（即落款日期） ②跨年度形成的文件：办结年度（特殊情况，大型活动如申 办奥运会，按其形成年度归档） ③多份文件作为一件时，“件”的日期判定：一般以装订时 排在前面的文件的日期为准。正本与定稿为一件，以正本为 准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为 一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。 ④文件没有标注日期：考证后确定 五、 文书档案整理细则阐释 ? ⑵机构分类法： 根据文书处理阶段形成和处 理文件的承办单位对归档文件分类。 ? ⑶保管期限分类法： 根据划定的不同保管期 限对归档文件进行分类。 五、 文书档案整理细则阐释 常用的复合式分类法有： ? ⑴年度 — 保管期限 — 机构分类法。 ? 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期 限分类，再在每种保管期限下按组织机构分类。 ? 1995 年：永久：办公室、业务一处、业务二处 ? 长期：办公室、业务一处、业务二处 ? 短期：办公室、业务一处、业务二处 ? 1996 年： … ? 五、 文书档案整理细则阐释 ? ⑵年度 — 保管期限分类法。 ? 即先将归档文件按年度分类，再在年度下按 保管期限分类。 ? 年度 — 保管期限分类法举例如下： ? 1995 年：永久、长期、短期 ? 1996 年：永久、长期、短期 ? 1997 年： … 五、 文书档案整理细则阐释 3. 选