采购审计报告.pdfVIP

加强采购与付款内部会计控制 —— 关于采购及采购管理审计调查的报告 为了进一步完善公司采购供应流程，促进建立和健全内部控制制度 ，提高工作效率和有效控制成本，根据 2009 年第四季度的工作安排，审 计部于 2009 年 10 月 20 日—12 月 3 日对采购部及相关部门的采购情况 和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容：是否制定采购及 采购管理的相关流程、制度并有效执行，采购数量、质量、时间、价格（询 价、议价、定价）过程的有效控制，有关效率指标的分析（充分履行岗位 职责、自购与年实际采购量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百 分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、错 采购次数）等。在审计 调查前，我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并送发有 关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中，我们查阅合同及制度规范 、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理，采用了调查表、询问、实 地观察、检查、分析性复核等方法。现将审计调查情况汇报如下。 一、基本情况 采购部现有员工 6 名，其中总监、副经理、文员和信息员各一名，采 购员两名。主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供 应商管理工作。采购部提供合格供应商名录 49 位（含项目 10 位），按发 货频率上进行 abcd 分类，其中 a 类 17 位， b 类 15 位,c 类 17 位。采购部 共制定内部管理文件 17 项，供应商管理文件 6 项，制定了采购部询价与 定价管理规范、询价小组工作流程。制定了相应的供应商管理程序和采 购控制程序。每月填制《供应商 oec 考评表》进行考评。根据采购方式和 结算方式的不同，把采购控制流程分为供应商送货流程和采购员自购流 程。在采购时间分配上，制订了《供应商供货时间表》。根据账务管理部 提供的数据，2009 年 2 月至 10 月份共完成采购量56 元，自购 部分 757771.56 元，占采购总量的 2.99%。 共查阅合同 65 份，34 个供应商，其中 14 个 a 类供货商；7 个 b 类供 货商；4 个 c 类供货商。为保证公司发展的需要，2009 年引进新的供货商 (合作商)14 个（工程类 6 个，广告商 3 个，原材料 3 个，其他 2 个）。 根据 2008 年、2009 年的月定价表物品均价汇总表，104 种物品略有 下降，168 种物品略有上浮，39 种物品保持原价，平均上浮 3.23%。2009 年新增 67 个品种，减少 86 个品种。 在原定价上承担了税金（增加了供货门店）、由原批发价上 7%降到 了 5% （增加了供货门店）。 在开店投入过程中保证质量，通过“货比三家、公开议价”，合同签 订价比最低报价节约 564654 元 。 根据合同，物料单价均略有上涨。 根据 2008 年和 2009 年 7 月、8 月、9 月 erp 系统提供的数据，选择 了 23 种自购量较大的物品单价进行同期比较，平均上浮 1.02%。其中泰 轮王米，2008 年 7 月份为 3.1 元/kg,2008 年 8 月份及以后月份为 3.24 元 /kg 。大豆油的有关数据 还在核对中。 采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查 报告、新供应商资质考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情 况抽查表。 二、存在的问题 （一）、不能提供年度采购计划和部 门工作目标。 采购计划是采购管理中“科学采购”的前提条件，无采购计划，公司 所需各种物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工 作目标，部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。 （二）、采购流程有待完善。 通过对采购部的采购控制程序制度的查阅，并制作了相应的流程测 试，发现存在以下 问题： （1）未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。 制订了供应商送货时间表、供应商管理制度，但未体现相应的餐厅 订购管理制度。使用部门多以电话形式的报单，容易造成物品验收环节 出现 解。自购的产品由采购人员定点采购，但未进行合同管理，也未 列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购（除固定资产、新品外） 金额不论多寡，不需总经理的批复，不符合采购控制程序管理的要求。 （2）无采购订单。 未制作采购订单，造成采购部对未