供应商维护管理流程.docVIP

供应商维护流程 L4流程号码* 流程名称 供应商维护流程 流程说明 此流程描述了创建新供应商主数据的过程 流程版本 V1.0 适用SAP标准模板版本 V1.0、V1.5 版本 生成日期 作者 修改注释 1.0 2020/12/27 ERP项目物资组 业务需求描述 在SAP系统中建立和维护供应商账户，并根据集团内统一的规则分配供应商代码，形成集团层面上统一的供应商信息库； 系统标准应用说明 集团公司将统一使用一个供应商数据库进行相关采购业务 采办部供应商管理人员全程负责供应商的创建和日常维护，供应商帐户统一由集团采办部进行管理，采办部负责供应商业务数据的维护；供应商帐户创建后，由采办部供应商管理人员维护相关的数据信息，并且按要求创建/维护相应的货源清单。 用户角色 步骤编号 流程描述 事务代码T.Code 数据输入 数据输出 采办部/分公司采购人员 1 采办部/分公司采购人员在有新的供应商需求时，首先通过供应商管理人员在SAP系统中查询供应商状况，检查系统中是否已经存在该供应商的资料。如果系统中已经存在该供应商的基础资料且为集团集中管理的一级供应商，则维护人员可以直接维护本公司的采购数据即可。 供应商维护申请表 2 如果系统中无供应商基础资料则负责收集该供应商的相关信息，以便进行相应的评估 3 依据收集到的供应商相关信息确定供应商业务范围，以便进行评估并归类管理。 供应商评估表 分公司采购主管人员 4 如为分公司采购人员提出的新建供应商申请，则由分公司采购主管人员进行审批，通过后转发供应商管理人员。 供应商管理人员 5 组织相关人员依据提供的供应商信息对供应商进行评估，评估合格后提报采办经理经行审批。 更新供应商维护申请表档案 供应商评估表 采办部/分公司采购人员 6 协助供应商管理人员对新增供应商进行相应的评估。 采办部经理 7 对采办部/分公司的供应商评估结果进行核准/审批，审批合格的供应商申请及评估结果上报至集团采办部，由集团采办部进行相应的处理 供应商维护申请表及供应商评估表 集团采办部 8 集团采办部相关人员收到相关申请后，将进行一系列的审核工作，如不批准，应立即通知供应商管理人员。 9 申请批准后，集团采办部相关人员负责在系统中创建相应的供应商基础数据，并通知供应商管理人员。 XK01 更新供应商维护申请表档案 供应商管理人员 10 供应商管理人员负责维护该供应商在本公司、采购组织的采购相关数据，并通知具体申请人。 XK02 更新供应商维护申请表档案 11 相关人员负责维护相应的货源清单以建立供应商可提供的物资范围 ME01 维护货源清单 标准流程与业务现状的差异 公司有独立的供应商创建及评估体系，但仅限于公司范围内，未与中海总及集团范围内其它公司的供应商库接轨。 业务现状是公司的供应商库由公司单独维护管理，标准流程是由集团采办部统一管理集团范围内的供应商库，由二级公司维护各自的供应商基础数据。 相关系统配置 供应商账户组 定义字段选择 供应商编码范围 定义付款条件/国际贸易术语 定义合作伙伴确定方案 相关系统接口 无 数据转换的考虑 无 输入 表单 ‘供应商维护申请表’ 输出表单/报表 ‘供应商维护申请表’、‘供应商评估结果’及‘供应商清单’ 流程的关键绩效指标（KPI） 集团采办部、二级采办部门新建供应商申请的审核及创建的及时性。通常情况下要求在具体使用单位（人）在提出新建供应商申请后2个工作日内，相关人员应完成审批和数据维护工作； 角色权限设置（含内部控制考虑） 集团采办部供应商数据维护人员将拥有所有帐户组维护事务的权限； 二级单位供应商数据维护人员只拥有公司代码、采购组织和二级供应商帐户组层次的相关数据维护权限，并只被授权维护自己公司公司代码和采购组织下的供应商数据。