公务接待活动的谋划与实施..pptVIP

公务接待活动的谋划与实施 公务接待活动的谋划与实施 一、接待工作一般程序 二、接待具体实施及注意事项 一、接待工作一般程序 （一）接受任务 （二）制定接待方案 （三）方案送审 （四）安排落实任务 （五）制作接待指南 （六）迎接 一、接待工作一般程序 （七）安排会见 （八）安排宴请 （九）参观考察 （十）送行 （十一）资料归档 程序4：安排落实任务 接待方案确定后，及时将方案报送有关领导和部门，并与相关宾馆联系确认接待任务需要的房间、会议室、就餐地点、会标、房内配备用品等，将任务落到实处。 二、接待实务及注意事项 （一） 迎送注意事项 （二）参观、游览注意事项 （三）会见、会谈注意事项 （四）宴请程序及注意事项 二、接待实务及注意事项 (一) 迎送工作注意事项 1、迎送前的准备 （1）确定迎送规格 （2）了解来宾抵离的准确时间 （3）排定乘车号和住房号 （4）安排好车辆 2、安排好迎送中的各个环节 （1）介绍 （2）提取、托运行李 （3）注意与宾馆的协调 迎送注意事项 1 1、迎送前的准备 （1）确定迎送规格 迎送规格，一般应遵循对等或对应原则，即主要的迎送人员应与来宾的身份相当或相应。若主方主要人员因故不能参加迎送活动，使双方身份不能完全对等，可以灵活变通，以对口原则，由职务相宜人员迎送，但应向对方作出解释，以免误解。为了简化礼仪，目前主要领导更多地在来宾下榻的宾馆迎接或送别，而另由职务相宜人员负责机场（车站）的迎送。 迎送注意事项2 （2）了解来宾抵离的准确时间 接待人员应当准确了解来宾抵离方式及时间。将这些情况和迎送人员名单一并通知机场（车站），以便做好迎送准备。出发前，应保持与机场（车站）的联系，随时掌握航班（车次）变化情况。如有晚点，应及时作出相应安排。接站时，迎候人员提前到达迎接地点，以免因迟到而失礼。 迎送注意事项3 （3）排定乘车号和住房号 如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表发至每一位来宾手中，使之明确自己的车号及住房号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。 迎送注意事项 4 （4）安排好车辆 根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，以免行进中发生错位。 迎送注意事项5 2、安排好迎送中的各个环节 （1）介绍 主客双方见面时，应互相介绍。按习惯应先把主人介绍给来宾，然后再介绍来宾，介绍时以职务的高低为先后顺序。介绍人可由双方职务最高者或工作人员担任。如果主宾双方职务最高者本已熟悉，则最好由他们分别依次介绍各自人员，也可以由双方的工作人员介绍。 迎送注意事项 6 （2）提取、托运行李 如果来宾行李较多，应安排专门人员，负责清点、运送行李并协助来宾办理行李的提取或托运。提取行李时如需等候，应让迎宾车队按时离开，留下有关人员及行李车装运行李；送行时，如果来宾托运的行李较多，有关人员应随行李车先行，提前办好托运手续。 迎送注意事项7 （3）注意与宾馆的协调 当要客抵离时，应提前通知宾馆，以组织迎送和进出行李等。要客及人数较多的代表团入住客房，要迅速快捷。住房表在抵达住地前发放给来宾，来宾抵达时，根据自报的房号分发住房钥匙。也可以在保证安全的前提下，事先打开房门，使来宾抵达后直接进房。主宾入住客房，应有专人陪同引导。 来宾进店时，应通知行李房，及时将来宾行李分送房间；来宾离店时，出行李时间应适当提前。 二、接待具体实施及注意事项 (二)参观、游览注意事项 1、项目的选定 2、安排布置 3、陪同 4、情况介绍 参观游览注意事项 1 1、项目的选定 参观游览项目的选择，主要应考虑来宾来访的目的、性质，使参观项目的安排有一定的针对性；同时考虑来宾的意愿和特点，结合当地实际，选定最具代表性的参观项目。有季节性的项目，还要考虑时令是否合适。此外，还要考虑参观时间的长短、路途的远近等。 参观游览注意事项 2 2、安排布置 项目确定之后，应作出详细计划，制定活动日程。包括参观顺序，各参观点之间距离，徒步还是乘车前往等。接待重要来宾，对情况不甚了解的参观点，应提前打好前站，落实各个细节的安排（包括方便休息点的选择等）。经过报批程序后，这些细节和要求，应告知接待单位和接待人员。 参观游览注意事项 3 3、陪同 来宾前往参观时，一般由身份相对应的人员陪同。被参观单位应安排相对应人员出面，并根据情况安排解说员。游览还应安排导游人员。参观、游览时，一定要注意轻车简从，陪同及随行的工作人员不可太多。