时间管希理与会议管理-一天.ppt

什么是时间？ 时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间：是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。;时间的基本特性;时间陷井;什么是“时间管理”？ “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。TQ(Time quotient)时 间商数----对待时间的态度和运用时间创造价值的 能力。 ;时间管理理论演变;倒着看四代时间管理;一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理;时间管理的五大误区;案例分析：马林的工作安排;时间管理的九个黄金法则;时间管理黄金法则一;时间管理分类图;;时间管理分类矩阵的运用;工作流程优化;并行串行的兼顾性;时间管理黄金法则二;设定目标的SMART法则;制定可行计划;只做重要的事情——六项工作法：;日计划AB表;时间管理黄金法则三;克服拖延的诀窍; 必须养成好的行动习惯;时间管理黄金法则四;制定规则，让工作更加富有成效;有效授权，使个人能力得到延伸;时间管理黄金法则五;外部环境和内心环境;办公室的时间管理;保持好的心情;时间管理黄金法则六;“省”出来的时间和“冒”出来的时间;时间管理黄金法则七;说No是一种力量，也是一种艺术;接受请托之前的思考;减少被打断的机会 ;时间管理黄金法则八;用好资源办大事;时间管理黄金法则九;享受平衡人生;为什么“知易行难”？;案例分析：任经理的一天;一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理;会议的困境;开展有效的沟通 资讯传达 监督员工的工作进展 达成协议,解决问题 决策和资源共享 开发创意 激励员工士气 巩固经理人的地位;经理联络会 主管联络会 部门内联络会 班长联络会 早会;成立会务工作机构 制定会议预算 拟定会议议程、日程、程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 会场布置; （1）会议前的原因 ;（2）会议中的原因;（3）会议后的原因;会前：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的??前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 ;（1）会前准备清单;会议人员依目的而定，尽量减少参加人数，明确会议目的。 事先分送议程、议题或草案，以使参加人员有所准备。 出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。 选定最适当的时间、日期、地点（场所）。 主席预估会议可能的状况及结果。 会议前之沟通 指定专人记录和签到。 主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。 ; 准時开会，准時散会，遵守制度，避免离席 会议目的，人人清楚，充分参与，全员发言 发表意見，条理清楚，不推責任，不诽他人 发生争辩，设法缓和，掌握议程，按部就班 集中主題，不谈废话，时间太长，中途休息 集中精力，减少走动，相关事项，作好記录 议题结论，复述一遍，达成共议，分配工作 ;会议参考流程;会前计划预备开会相关事项 事先了解议题内容 双向沟通开放式的引导出席者讨论 归纳会中的意见，造成全体的共识;设定讨论主题，以及预期成果 决定是否召开会议 设定议程：决定议题及列下所有的议题 指定与会者名单与角色分派 会议的场地及时间 通知;对议题有直接权限和责任的人 对议题有相关知识和经验的人 与执行议题的结论相关的人 对议题有兴趣并关心的人;会议主席：作裁决 会议主持：会议程序管理、内容管理 记录员：记录会议的重点并将记录下发 时间控制员：提醒时间保证会议顺利进行 与会者：参与议题的讨论和资料收集;导入议题的方法;1、会议中可能会有哪些干扰行为？ 2、如何处理呢？;保持冷静轻松的方法 引导干扰者朝正面行为发挥 提醒参会者会议的规则 尽量善用其他参会者来处理干扰行为 简单总结或澄清在干扰行为出现前  的议题，把大家的注意力重新集中 当其他方法都无效时，直接对干扰说明 尝试找出引起干扰行为的动机 试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下;双赢的策略 空中交通指挥 保留发言权 将想法写在纸上 鼓励新设想 避免干扰 简扼的主题 希望;决定需要完成的工作 任务分派 总结进度 会议评估 确定下次会议 感谢与会者; 尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。 记录力求简要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、 决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。 会议之追踪 下次会议先提出讨论或进度报告 平时或定时追踪;给会议记录的几点建议;案例讨论：会议与时间管理;感谢各位！;