记录控制程序(20210213041229).docx

文件等级 二阶文件 文件编号 TCL/COP-02 编制日期 2018-03-24 记录控制程序 版 本 A/0 生效日期 2018-03-24 页 次 1/3 XXX电器有限公司 记录控制程序 编制部门： 质量管理部 编 制： 审 核： 会签部门：中国业务、海外业务、制造部、供应链、研发中心、行政与人力资源 会 签：— 批 准：— 修订记录： No 章节号 修订摘要 修订人 修订日期 备注：如本修订记录页不够，可另加修订的记录页面 文件等级 二阶文件 文件编号 TCL/COP-02 编制日期 2018-03-24 记录控制程序 版 本 A/0 生效日期 2018-03-24 页 次 2/3 1目的 使公司的质量/环境记录得到及时有效的控制与管理，以此作为公司管理体系有效运作的证 据，并为产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正与预防措施提供依据。 2适用范围 适用于公司管理体系运作的各项执行质量/环境记录的控制和管理。 3权责 3.1质量管理部负责记录的控制和归口管理，规定每单记录的保存期限、保管部门等内容， 并汇集备案各种记录的样本。 3.2各部门负责本部门职责范围内的所有相关质量记录的编制、整理、归档及日常维护，按 要求填写质量/环境记录，并对记录的真实、可靠和完整性负责。 4定义 4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 5程序 5.1记录的分类： 分类 性质说明 — 保存期限 「 A类 涉及质量/环境法规强制要求及客户要求的记录 :长期保存 B类 涉及重要的技术性质量/环境记录，有追溯的必要 保存期限为5年 C类 有参考价值的质量/环境记录 :保存期限为3年 「 D类 一般性的质量/环境记录 保存期限为1年 5.2记录的编制、更改、审批、归档及发布 5.2.1视工作需要，由归口部门编制所需记录，经审批后由质量管理部归档、发布，并登录 《质量/环境记录汇总表》。 5.2.2文件附带的记录可随文件一同提交审批。单独增加的记录，由归口部门在 PDM系统中 执行文件审批流程。 5.2.3记录的更改由归口部门在 PDM系统启动文件更改审批流程，经审批后由质量管理部归 档、发布，并对旧版纸质记录予以回收。 5.3记录的填写要求 5.3.1各部门根据各工作要求填写相关的记录。只限于用黑色或蓝色的圆珠笔或墨水笔进行 填写，要求填写及时，内容正确完整，字迹清晰，能准确识别；一般不空缺、不需填写的用 文件等级 二阶文件 文件编号 TCL/COP-02 编制日期 2018-03-24 记录控制程序 版 本 A/0 生效日期 2018-03-24 页 次 3/3 斜线表示； 签名须签全名。 532记录不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划改的方式进行更正，并签上 姓名和日期。填写中如出现较大范围的错误，则应重新填写。 5.4记录的调阅 5.4.1，部门内部文件调阅无需办理调阅手续；跨部门调阅记录时，则需填写《调阅记录 登记表》，非工作需要，记录保管单位应予以拒绝调阅。 544公司以外人员因工作需要调阅质量/环境记录时，必须先经过管理者代表同意后, 方可影印或借阅相关记录。譬如：合同有要求时，在商定期内记录可提供给顾客或其代表 评价及查阅。 5.5记录的保存与销毁 5.5.1记录应保存在清洁、安全、干燥的地方，以便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防 潮等工作；对于保存在电脑磁盘、光盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备 份，防止贮存内容的丢失。 5.5.2记录原稿保存单位为各相关部门，当记录超出保存期限时，由保管单位销毁过期无 效的质量/环境记录，并填写好《记录/文件销毁清单》，经部门负责人审批后即可销毁 6相关文件 NO. 文件名称 文件编号 1 《文件控制程序》 7相关记录 NO. 记录名称 记录编号 1 《质量/环境记录汇总表》 2 《记录/文件销毁清单》 3 《调阅记录登记表》