学校影像资料整理归档规范.doc

PAGE PAGE 1 诸暨市实验职业中学影像资料整理归档规范 ?? ??影像资料是学校重要的档案资料，能比较客观公正地记录学校办学过程中的人、事、物、教育教学活动等内容。为进一步加强学校影像资料拍摄、整理和归档管理，更好地保存和开发利用影像资料信息资源，特制订《诸暨市实验职业中学影像资料整理归档规范》如下： 一、归档范围 影像资料是指在学校教育教学等活动中直接形成的以影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，一般包括录音、录像、照片三部分，主要有： ?? 1、本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的影像资料。 ?? 2、上级领导、专家、社会知名人物来学校检查、视察、指导工作的影像资料。 ?? 3、本校在职能活动中主办或者承办的各种会议、活动等的影像资料。 ?? 4、本校组织的各类教育、教学、教科研活动，文化、体育、艺术、科技活动，重大庆典仪式活动等所形成的影像资料。 ?? 5、记录本校建设发展史和宣传报道工作的影像资料。 6、本校发生的各种重大事件、事故的影像资料。 7、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）的影像资料的影像资料。 8、本校组织或参加的其它重要活动的影像资料。 9、其他具有保存价值的影像资料。 二、归档时间 对2011年9月1日之前拍摄的具有归档保存价值的影像资料，摄影（像）者或承办处室按归档要求进行收集、整理，于本学期2月底前向档案室移交，办好移交手续。2011年9月1日之后拍摄的具有保存价值的影像资料，按学年（每年7月10日前）向档案室移交。 三、归档要求 1、对属于收集与归档范围的影像资料，应按照规定定期向学校档案室归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。 2、校内各部门有关人员拍摄的照片和视频按规范要求进行收集、整理，由当事人事后直接及时向档案室移交。 2、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，未加修饰剪裁。 3、照片和视频移交归档时，应一并提供照片和视频的说明。照片和视频的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，文字说明要简练准确，确切地反映照片的内容。 ①时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间； ②地点：被摄物所在的具体地点； ③人物：影像资料上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置；④事由：影像资料所反映事件、事物的情由；⑤背景：对揭示影像资料主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：影像资料的拍摄人。 说明以word文档的格式与影像资料存放在一个文件夹内移交给档案室。 4、影像资料归档的负责人应在收到各部门交来的影像资料后，及时建立文件夹，进行分类保存。文件夹的建立和取名要求：一级文件夹以照片、视频拍摄的日期为名，用8位阿拉伯数字表示。例：2012年2月13 5、为了防止因设备故障造成资料丢失，保证长期、完好地保存这些珍贵的影像资料，影像资料归档的负责人应定期做好资料的备份工作。原则上以一学年为单位刻录资料光盘（DVD格式）3套。1套永久存放于档案室，另2套供校内有关部门临时借用。 6、数码照片归档时应统一转换为JPEG格式，视频文件归档时应统一转换为AVI格式。 7、用数码相机直接拍摄的数码照片，应至少在300万像素以上。 8、影像资料拍摄者或形成处室归档时应与档案室办理交接手续，填写《移交、接收影像资料登记表》，登记表一式两份，交接双方各保存一份。 诸暨市实验职中 2012年2月