住房公积金业务档案管理标准.docx

PAGE II PAGE \住房公积金业务档案管理标准 \ \中华人民共和国住房和城乡建设部 发布 目次 TOC \o 1-2 \h \z \u 1 总则 1 2 术语 2 3 基本规定 3 4 形成与收集 4 5 整理与归档 6 5.1 整理 6 5.2 归档 7 6 保护与保管 8 6.1 保护 8 6.2 保管 8 6.3 保管期限 9 7 鉴定与销毁 10 8 利用与开发 11 9 统计与移交 12 10 信息化建设 13 10.1 一般规定 13 10.2 基本功能 14 10.3 档案数字化 17 10.4 安全管理 17 附录A 住房公积金行政执法档案归档范围 19 附录B 住房公积金诉讼和行政复议档案归档范围 20 附录C 住房公积金电子档案管理信息系统接口字段 21 本标准用词说明 27 引用标准名录 28 附：条文说明 PAGE 28 PAGE 13 1 总则 1.0.1 为加强和规范住房公积金业务档案管理，提高业务档案信息化建设水平，制定本标准。 1.0.2 本标准适用于住房公积金管理中心及其分支机构、受委托银行的住房公积金业务档案管理工作。 1.0.3 住房公积金业务档案管理工作，除应符合本标准外，尚应符合现行国家、行业标准的规定。 2 术语 2.0.1 住房公积金业务档案 housing provident fund business archives 住房公积金管理中心及其分支机构、受委托银行在住房公积金归集、提取、行政执法、个人住房贷款、项目贷款、诉讼和行政复议、资金管理等业务开展活动中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2.0.2 住房公积金电子档案 housing provident fund electronic archives 住房公积金业务办理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的, 记录和反映住房公积金业务办理事项的，具有凭证、查考和保存价值并以数字格式归档保存的电子文件。 2.0.3 电子档案管理信息系统 electronic archives management information system 对住房公积金业务档案进行收集、归档、编目、管理、处置、保存和提供利用的计算机信息系统。 2.0.4 住房公积金业务档案元数据 housing provident fund business archives metadata 描述住房公积金业务办理过程中产生的电子文件、电子档案的内容、业务背景、结构及其管理过程的数据字段，简称“元数据”。 3 基本规定 3.0.1 住房公积金管理中心应加强住房公积金业务档案管理，建立业务档案工作机制，健全业务档案管理制度。 3.0.2 住房公积金管理中心应加强档案信息化建设，有效保护和利用住房公积金业务档案。 3.0.3 住房公积金管理中心应与符合营业资质、保密资质要求的档案服务企业签订协议，委托进行档案数字化、档案整理、档案管理咨询、档案开发与利用、档案销毁服务、档案信息化服务，约定服务范围、质量和技术标准等内容，明确住房公积金管理中心对于档案数据的所有权，并对受托方进行监督。 3.0.4 住房公积金管理中心业务部门应负责业务材料的收集、整理和立卷工作，主要负责人为本部门落实相关工作要求的第一责任人。 3.0.5 住房公积金管理中心应明确业务档案管理部门，设置业务档案管理岗位，负责指导业务材料收集、整理和立卷，并负责业务档案归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作。 3.0.6 住房公积金管理中心业务档案管理部门应定期向本单位负责人报告业务档案管理情况。 3.0.7 住房公积金管理中心应定期对业务档案管理人员进行培训和考核，以适应业务档案管理工作的发展需要。 4 形成与收集 4.0.1 住房公积金业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录应属于住房公积金业务档案的收集范围。 4.0.2 住房公积金管理中心应依据相关文件要求，结合业务工作流程，制定住房公积金业务资料的归档范围和档案保管期限表。归档范围的确定，应符合国家对住房公积金业务活动的监管要求，维护行业利益和住房公积金所有者的合法权益，同时应符合下列要求： 1 归集业务档案归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金归集业务标准》GB/T 51271的规定。 2 提取业务档案归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金提取业务标准》GB/T 51353的规定。 3 行政执法业务档案归档范围应包含立案材料、送达