内部控制手册-19.1 合同管理.doc

PAGE / NUMPAGES 19.1合同管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在确保合同管理符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，规范合同管理制度及管理模式，依据公平公正及诚实信用原则订立合同，依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，维护企业合法权益。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 合同管理制度。 职责分工 合同经办部门：对合同签订和全面履行负责，具体包括：确定经办人，合同招投标，合同谈判，相对人资信调查，起草合同文本，办理合同评审流程，负责合同的签署、用印流程，全面履行合同并跟踪履行情况，及时保存证据，协助法律事务部处理合同纠纷。 财务部：负责评审合同的单价、总价、付款方式、结算办法、税务、保险等条款。 法律事务部：负责制定合同管理制度，制作合同范本，评审合同的完整性、有效性、用语准确性、合法性、合规性，监督合同履行情况。 质量部：负责品质协议、环保协议、买卖合同中有关质量条款的评审。 其他相关业务部门：按照部门职责权限结合合同的实际情况进行评审。 行政部：对公司合同档案进行管理，登记签订合同的情况；督促合同及时归档。 运营中心：负责合同专用章保管和按规定使用。 1.5 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 19.1-CT1 确保有明确的合同归口管理部门相关规章制度 经营效率目标 2 19.1-CT2 确保合同条款符合公司利益 经营效率目标 3 19.1-CT3 确保合同签订得到适当授权审批 经营效率目标 4 19.1-CT4 确保合同按照条款履行 合法合规目标 5 19.1-CT5 确保合同及时、完整归档 经营效率目标 6 19.1-CT6 确保合同及时至相关监管部门进行登记 合法合规目标 7 19.1-CT7 确保合同争议得到妥善处理 经营效率目标 8 19.1-CT8 确保与合同有关的证据得到妥善保存 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 19.1-R1 没有重大合同和一般合同的区分，导致重大合同和一般合同审批签订流程完全相同，可能导致公司利益损失，影响公司经营效率目标 19.1-CT2 19.1-CA1 公司应当制定合同管理规定，并在合同签署授权时，应根据合同金额、合同类型授予审批权限，明确相关授权人审批的权限范围。 　 预防型 合同管理制度 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 19.1-R2 未对拟签约对象进行针对合同条款中的履约能力和独立承担民事责任的能力进行评审，影响后续合同的执行，产生法律风险，影响公司合法合规目标 19.1-CT2 19.1-CA2 合同经办人负责对指定业务进行前期调研、市场询价、对方资信调查和制作招标文件等业务。 合同经办人应对所签订合同的真实性、完整性和可行性负责，在签约前，合同经办人应到合同相对人现场对其主体资格、经营状况、资信情况、履约能力进行调查和审核。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件，交由公司财务部审核确认。 　 预防型 合同管理制度 　 　 　 　 　 　 　 19.1-R3 合同谈判的重要事项没有形成文件记录，出现争议时无据可依，影响后续合同的签订，影响公司经营效率目标 19.1-CT8 19.1-CA3 合同经办部门与对方进行合同谈判时，应形成双方认可的会议纪要（一式二份），作为合同签订依据由双方妥善保管。 　 预防型 合同管理制度 会议纪要 　 　 　 　 　 　 19.1-R4 合同审批中提出的审核意见未具体落实到最终合同条款中，导致法律风险及经济损失，影响公司合法合规目标 19.1-CT2 19.1-CA4 合同签订前，经办人须将各合同审核监督部门及领导审核意见予以落实，添加或修改合同文本后，方可提交合同审核OA流程。要求经办人严格按照OA流程中的合同内容打印正本。后续OA流程中合同经法务审批通过后将标注电子水印。 编制/ 审核 预防型 合同管理制度 OA审批流程 　 　 　 　 　 　 19.1-R5 合同对违约约定条款不够明确，导致出现违约，进而公司追偿困难，造成经济损失和法律风险，影响公司合法合规目标 19.1-CT2 19.1-CA5 合同审核监督部门对合同中的违约处理进行严格评审，法律事务部负责违约责任的准确、完整、合规，合同经办部门及财务部对违约处理条款的合理性进行审批。 编制/ 审核