内部控制手册-14.10 进口管理.doc

PAGE / NUMPAGES 进口管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关进口采购的申请、审批、合同签订、结算等工作流程，旨在规范集团进口采购流程，降低进口采购中可能发生的各项风险。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 进口业务操作指导书 采购控制程序 供应商管理程序 人事培训流程。 职责分工 物流部：负责进口业务的办理，与进口商签订合同，接收并审核信用证，跟踪进口货物的交货期。 SQE/商务管理部:负责进口供应商的管理。 财务部：负责进口业务的付款及账务处理。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.10-CT1 确保进口业务办理符合国家相关法律法规 合法合规目标 2 14.10-CT2 确保采购的物料符合集团生产要求 经营效率目标 3 14.10-CT3 确保采购物料按照合同规定的交期 经营效率目标 4 14.10-CT4 确保不出现可能损害集团利益的信用证条款 经营效率目标 5 14.10-CT5 确保管理制度得到有效执行 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.10-R1 未建立完整的、符合国际、国家政策标准的进口控制管理办法 14.10-CT1 14.10-CA1 应当建立完整的、符合国际、国家政策标准的进口控制管理办法 　 预防型 进口业务操作指导书 进口业务操作指导书 　 　 ? ? ? ? 14.10-R2 由于进口的原材料、设备的规格、质量与合同规定不符等原因造成外方违约的风险 14.10-CT2 14.10-CA2 在合同中需有条款规定由于进口的原材料、设备规格、质量与合同不符等造成外方违约的违约责任 　 预防型 采购控制程序 进口合同 　 　 ? ? ? ? 14.10-R3 外贸代理的不规范运作造成的风险 14.10-CT2 14.10-CA3 选择外贸代理商时，需对候选外贸代理商的资质和背景进行审查 　 预防型 供应商管理程序 外贸代理商背景调查表 　 　 ? ? ? ? 14.10-CT2 14.10-CA4 确定好外贸代理商后，需与外贸代理商签订代理协议，以规范外贸代理商的运作 　 预防型 供应商管理程序 外贸代理协议 　 　 ? ? ? ? 14.10-R4 卖方延迟交货或无货可供造成集团无法及时收到货物，影响集团生产、工程等业务的开展 14.10-CT3 14.10-CA5 业务员应随时跟进供应商的交货情况，临近交货期时应提醒供应商及时供货 　 预防型 采购控制程序 PO订单 　 　 ? ? ? ? 14.10-CT3 14.10-CA6 由于卖方自身原因造成无法供货或者交货的，按照合同约定的条款追究其责任 　 预防型 采购控制程序 　 　 ? ? ? ? 14.10-R5 信用证规定的陷阱条款所造成的风险，如外方供应商假冒信用证，利用假单据行骗，骗取预付货款或抵押贷款等 14.10-CT4 14.10-CA7 业务人员对信用证的使用要提高警惕，如自己不能判断信用证的真伪，需与开具信用证的银行取得联系来辨别真伪 　 预防型 　 　 ? ? ? ? 14.10-R6 管理办法未能有效执行 14.10-CT5 14.10-CA8 相关业务人员应当严格按照进口管理制度来执行日常进口采购业务，物流部经理负责定期对制度的执行情况进行检查 　 发现型 制度执行情况检查报告 　 　 ? ? ? ? 14.10-R7 管理办法传达不到位，员工不熟悉不了解 14.10-CT5 14.10-CA9 部门负责组织对办理进口业务的相关人员进行培训，培训结束后应当组织考核。 　 预防型 人事培训流程 培训记录 　 　 ? ? ? ?