内部控制手册-18.2 印章管理.doc

PAGE / NUMPAGES 18.2 印章管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的印章管理，旨在加强和规范公司及各子公司的印章的刻制、使用、销毁等管理过程。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 印章管理办法。 职责分工 各印章使用部门：提出印章使用申请。 授权审批人员：负责对印章的使用申请进行审批。 印章保管人：负责印章保管，提出印章停用、销毁申请。 各成员公司法定代表人或其授权代表：负责对印章刻制申请的最后审批。 总经理：负责对印章停用销毁申请的审批. 法律事务部：负责新刻印章的登记。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 18.2-CT1 确保印章刻制得到有效审批 经营效率目标 2 18.2-CT2 确保印章得到妥善保管 合法合规目标 3 18.2-CT3 确保印章格式统一 经营效率目标 4 18.2-CT4 确保印章刻制符合国家标准 合法合规目标 5 18.2-CT5 确保印章使用经过领导审批 资产保全目标 6 18.2-CT6 确保印章使用需求得到及时满足 经营效率目标 7 18.2-CT7 确保印章销毁得到审批 资产保全目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 18.2-R1 没有统一的印章刻制审批表，且印章刻制申请表未保存，不利于规范印章刻制管理，影响公司经营效率目标 18.2-CT1 18.2-CA1 公司应当设计统一的印章刻制申请表，印制印章时应当填写申请单，经过部门领导、董办、法律事务部以及公司法定代表人及其授权代表审批后才能刻制 申请/ 审批 预防型 印章管理办法 印章刻制申请表 　 　 　 　 　 　 　 18.2-R2 未经领导审批刻制公司公章、法人章、合同章、财务账等印鉴，导致假冒公司名义从事非法活动，造成法律风险或经济损失，影响公司合法合规目标 18.2-CT1 18.2-CA1 公司应当设计统一的印章刻制申请表，印制印章时应当填写申请单，经过部门领导、董办、法律事务部以及公司法定代表人及其授权代表审批后才能刻制 申请/ 审批 预防型 印章管理办法 印章刻制申请表 　 　 　 　 　 　 　 18.2-R3 刻制公章、法人章及其他重要印鉴由一人负责，刻制完成后，未及时更新台账记录并登记印章样式、刻制时间、授权使用时间、刻制人、刻制部门等关键信息，导致重要印鉴被挪为私用，造成公司法律风险或经济损失，影响公司合法合规目标 18.2-CT2 18.2-CA2 公司印鉴需由董办专人负责刻制工作，印鉴刻制时应有其他人员在场监督刻制并明确记录印鉴刻制数量并将印章与记录交给法律事务部负责人审核并备案 申请/ 审批 预防型 印章管理办法 公司印章登记表 　 　 　 　 　 　 　 18.2-R4 各职能部门未经领导审批擅自刻制职能部门印鉴，导致无关印鉴数量增加，造成管理混乱，影响公司经营效率目标 18.2-CT1 18.2-CA3 原则上公司各部门不得私自刻制部门章。如因实际业务需要，确实需要刻制部门章的，须按照公司印章刻制流程申请。 申请/ 审批 预防型 印章管理办法 印章刻制申请表 　 　 　 　 　 　 　 18.2-R5 未按国家有关规定到具有印鉴制作资质的企业刻制印鉴，导致刻制的印鉴不符合国家相关标准规定，容易产生质量问题，影响公司经营效率目标 18.2-CT4 18.2-CA4 印章的内容、字体、排列顺序和规格等应按照政府主管部门的规定办理，经公安机关核准后在指定单位刻制 　 预防型 印章管理办法 　 　 　 　 　 　 　 　 18.2-R6 公章、法人章等印鉴无归口部门管理，导致印鉴未统一保管，重要印鉴丢失或被盗，管理混乱，影响公司经营效率目标 18.2-CT2 18.2-CA5 公司各类印鉴必须分别由董办、运营中心和各职能部门依职权专人保管 　 预防型 印章管理办法 　 　 　 　 　 　 　 　 18.2-CT2 18.2-CA6 董事会、监事会印鉴统一由董事会秘书处保管。公司印鉴由公司董事会办公室保管。各职能部门印鉴由各职能部门指定专人负责保管 　 预防型 印章管理办法 　 　 　 　 　 　 　 　 18.2-CT2 18.2-CA7 公司合同专用章由公司运营中心管理。公司财务专用章由公司总经理指定公司财务部专人管理，公司人事调配章由公司总经理指定公司人力资源部专人管理。公司党、团、工会等组织的印章由工会决