内部控制手册-21.1外包物流管理.doc

PAGE / NUMPAGES 21.1 外包物流管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关外包物流管理相关工作，涉及公司物流外包公司的选择和管理。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 外包物流管理制度 货物运输管理规定 供应商管理程序 物流供应商流程 保险理赔流程 仓储作业指导书 物流部GCC关务系统。 职责分工 物流部：负责会同销售部及采购部编制外部物流实施计划，选择外包物流商，监督货物运输过程，负责妥善处理毁损货物以及因货物毁损导致的后果，与外包物流公司核对台帐等工作。 授权审批部门：负责外部物流计划和物流商选择的审批。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 21.1-CT1 确保外部物流能够满足公司正常运营需求 经营效率目标 2 21.1-CT2 确保物流货品符合国家法律法规 合法合规目标 3 21.1-CT3 确保外包物流资源合理使用 经营效率目标 4 21.1-CT4 确保货物及时安全送达目的地 资产保全目标 5 21.1-CT5 确保物流成本最小化 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 21.1-R1 外包物流计划制定不及时不合理，影响正常生产运营 21.1-CT1 21.1-CA1 物流部依据采购业务流转单或计划调库时间，提前编制公司外部物流实施计划，由物流部负责人定期考核 编制/审批 预防型 货物运输管理规定 关务系统 　 　 　 　 　 　 21.1-R2 物流物品违反国家法规，可能会遭受外部处罚并带来经济损失和信誉损失 21.1-CT2 21.1-CA2 制定物流计划前，物流部需会同法务部就国家相关政策、法规要求进行讨论研究，将违反国家法规的物流物品排除在外包物流物品清单外，以避免外部法律风险 　 预防型 外包物流管理制度 合规性文件 　 　 　 　 　 　 21.1-R3 外部物流未经授权，物流被滥用，导致公司资源浪费 21.1-CT3 21.1-CA3 外部物流使用需要配备相关的单据，如调库单、发票等，否则不办理物流 申请/审批 预防型 货物运输管理规定 外部物流项目审批表 　 　 　 　 　 　 21.1-R4 外包物流取件不及时，影响公司生产运营 21.1-CT4 21.1-CA4 物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况 　 发现型 外包物流管理制度 货物到货清单 　 　 　 　 　 　 21.1-R5 外包物流领取货物的验证不足，货物被冒领，造成公司货物丢失 21.1-CT4 21.1-CA5 发货、到货时，凭提货通知单办理提货，同时物流部应与外包物流公司及时确认相关人员身份及货品数量、质量等信息，防止货品被冒领、丢失、损毁等情况不能被及时发现，造成公司损失 　 预防型 外包物流管理制度 提货通知单 　 　 　 　 　 　 21.1-R6 运输方式选择不合理，造成成本浪费 21.1-CT5 21.1-CA6 外包物流计划制定过程中，需充分考虑货品性能、运输要求等，选择最合适的物流运输方式，保证货品安全的同时有效进行成本控制 　 预防型 供应商管理程序 物流方式选择报告书 　 　 　 　 　 　 21.1-R7 外包物流公司物流过程中发生货物丢失，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R8 外包物流公司物流过程中发生事故,货物损毁，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R9 运输过程中货物保管不善，导致货物损毁，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R10 外包物流配送不及时，影响公司的生产运营 21.1-CT4