项目部费用及报销管理制度.pdf

XXXXX 有限公司运营项目部管理文件 XXXXX 有限公司 运营项目部 费用及报销管理制度 批准： 审核： 编写： 2016 年 09 月 01 日颁布实施 费用及报销管理制度 XXXXX 有限公司运营项目部管理文件 一、编制目的 为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理，确保资金 安全，控制费用合理支出，理顺费用报销流程；根据 XXXXX有限公司有 关规定结合项目部实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于 XXXXX有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、 报销管理。 三、资金管理制度 3.1 项目部使用资金采用备用金制度。 3.2 运营项目部备用金按月度申请， 月度备用金额度原则上不超过 5 万元， 具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定，遇特 殊情况可单独申请。 3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》 ，报公司计划经营 部审核，经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款； 《备用金申请单》 作为财务留存项目借款依据。 3.4 运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵， 项目部对已发生的 费用应及时汇总报销；对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计， 累计欠款达 15 万元时公司将停止向项目提供备用金。 3.5 运营项目部的资金管理由项目副经理负责， 项目副经理开设专用项目 资金账户。项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。 3.6 项目部计划员兼任项目出纳，必须建立《现金日记帐》 ，每笔收支款 必须及时登记，必须核对现金帐面余额及库存余额，保证帐款相符。 费用及报销管理制度 第 1页共 15页 XXXXX 有限公司运营项目部管理文件 四、借款管理制度 4.1 项目部应严格控制借支现金， 因公事务需借款的应先填写 《借款单》， 经项目经理批准后方可支付。 4.2 项目借支现金， 单笔上限额度不得超过 1 万元。个人累计未还欠款总 额不得超过 3 万元。 4.3 项目部现金借款的偿还， 可采用现金还账方式， 亦可采用报销冲抵方 式，对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。 4.4 单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过 3 个月，超过 3 个月仍不 能偿还的在薪资中扣还。 4.5 原则上不允许私人借支现金， 特殊情况， 必须制定还款计划， 严格按 还款计划还款，经项目经理批准后方可借款，逾期还款的每月从薪金中 扣款。 4.6 项目应做好借款的记账工作， 每月由计划员统计汇总项目部借款及欠 账情况，及时清欠。 五、付款管理制度 5.1 运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。 5.2 申请公司付款： 5.2.1 申请公司付款的需填报 《付款申请单》，每月 25 日前集中邮寄至公 司，经分管副总经理审核，总经理批准后由财务直接付款至指定账户。 5.2.2 申请公司付款的费用项目如下： 原材料付款 房租付款 费用及报销管理制度 第 2 页共 15页 XXXXX 有限公司运营项目部管理文件 通过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款 钢球、润滑油、油漆等通过签订合同采购的或能够单独开具增值税发 票的消耗性材料的付款 外委工程的付款 固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其他物品的付款。 5.2.3 原材料申请公司付款按月度申请，同时随单提供发票、月度进料清 单（按天统计），月度