视频会议整改分析报告.docVIP

精心整理 视频会议整改报告 月*日公司召开 *** 视频会，由于会议准备不充分，考虑问题不够细致，导致会议过程出现多种失误，影响了会议质量，现将整改方案报告如下： 一、存在的问题 、准备会议时对设备检查不细致，导致在临近开会时，投影仪出现线路 故障；另外，虽对话筒进行了前期测试，显示一切正常， 但在后期更换电脑时， 未进行再次测试，导致话筒插口出错，音频未输出。经认真总结，以上失误均 是由于疏忽大意所致，特别是在未对设备进行认真检测的情况下，误以为设备 是完好的，导致后期出现设备故障。 2、由于会前 30 分钟未对机构进行一一点名，出现了部分机构多点登陆， 其他未登陆机构不能进入会议系统的情况。 总结原因，一是由于对系统不熟悉， 未及时发现系统限额问题，二是仅仅粗略地查看了进入系统的机构，未按照要 求进行一一点名，因此未检查出缺席机构。 3、对领导席的安排以及座牌的摆放未安排妥当。 二、整改方案 为使今后会议质量得到保障，现提出以下整改方案： 1）会议通知：至少提前 1 天，通过网挂会议文件、广播消息、短信等多种方式发布通知，确保参会人员知晓会议的主题、召开时间、地点等。 2）会场布置：至少提前 1 天与相关人员沟通，准备好会标、桌椅布置、水、鲜花、座牌、部门座位标签等物品。 （ 3）设备调试：为避免设备出现临时故障，应至少提前 1 个半小时将投 影仪、音响、话筒、电脑等设备安装完毕，并进行多次现场调试，确保系统正 精心整理 常运行。 4）会前通知：至少提前 50 分钟通知机构进行系统调试，并逐一进行点名，确保各家机构到位；会前 30 分钟广播或短信通知本部参会人员参会。 5）会议签到 :提前 10 分钟进行本部员工现场签到， 机构采用会后发送签到表扫描件的方式。 6 ）会议过程监控：会议过程中，需另备电脑进行后台监控，对于临时出现的系统问题请求 IT 人员及时解决，确保会议正常进行。 对于此次会议出现的问题以及带来的不良影响，我将深刻反省，并认真总 结、吸取教训， 在今后将问题想得更细、更深入， 力争全面改善视频会议质量。