电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用.ppt

电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 二、电子文件的整理 是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 （二）、建立数据库 对电子文件进行编号 对电子文件的登记 （一）、分类、排序 分类、排序是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 三、电子文件的归档范围 电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料： 1、电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据都应属于归档范围。 2、确保同一活动中形成的电子文件、纸质文件、缩微胶片等一同归档，即“多维归档”。 3、电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一起向档案部门移交。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 四、电子文件的归档方式 1、逻辑归档 是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置 而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 2、物理归档 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 ⑴ 网络传输方式归档 是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档(On-line Filing)。 ⑵ 介质传递方式归档 是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档(Off-line Filing)。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 五、电子文件的归档时间 (一)实时归档 指电子文件形成后即刻归档。 (二)定期归档 是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 六、电子文件归档的质量要求 (一)齐全完整 具体要求如下： l、用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。 2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。 4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。 5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。 7、通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 (二)真实有效 (三)格式规范 (四)一式三套 (五)经过整理 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。 电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中应用 文件 特征 形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电话 联系人 设备 环境 特征 硬件环境 (主机、网络服务器 型号、制造厂商等) 软件环境 (型号、版本等) 操作系统 数据库系统 相关软件(文字 处理工具、文字 浏览器、压缩或 解密软件等) 文件 记录 特征 记录结构 (物理、逻辑) 记录 类型 口定长 口可变长 口其他 记录总数 总字节数 记录字符及图形