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我国文档管理软件面临的机遇与挑战 我国文档管理软件面临的机遇与挑战 2021-12-1 17:12| 发布者: 淡如水| 原作者: 淡如水 北京紫光慧图信息技术有限公司总经理??吴国声 自上个世纪八十年代起，我国开始应用计算机技术辅助档案管理，出现了文档管理软件。本世纪前十年，我国文档管理软件实现了从“计算机辅助档案管理”阶段向“档案信息管理”阶段的过渡，一些文档管理软件商还开始走向“档案知识管理”阶段。进入本世纪第二个十年，我国文档管理软件迎来了巨大的发展机遇，也面临着严峻的挑战。 1. 我国信息化建设的重心从应用系统和基础设施建设转向以文档管理为核心的信息资源管理 根据诺兰（Nolan）模型和米歇（Mische）模型，信息化发展可分为起步、全面建设、资源整合、深度开发四个阶段。在第一个阶段（起步阶段），信息化建设的战略重点是开发应用单个信息系统；在第二个阶段（全面建设阶段），战略重点是全面建设信息基础设施；在第三个阶段（资源整合阶段），战略重点是实现信息资源的整合与共享；在第四个阶段（深度开发阶段），战略重点是对信息资源进行深度开发。前两个阶段属于“技术为王”的阶段；后两个阶段属于“内容为王”的阶段。 目前，我国绝大多数党政机关、企事业单位已经基本完成第二个阶段的信息化建设任务，正准备向第三个阶段的过渡。也就是说，总体上中国信息化建设的关注点正从信息技术转向信息资源（信息内容）。 文档是一个组织最重要的信息资源，文档管理是信息资源管理的核心。例如，欧盟将电子文件管理纳入“电子欧洲”（eEurope2002）动议，作为推动电子政务、电子商务以及欧洲文化遗产数字化的关键环节。英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子专员”（e-Enovy）的职责范围，制定并发布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》(2001)。美国电子文件管理被纳入《电子政府法案》（2002），成为电子政务的重要内容。[1]2021年我国出台了《电子文件管理暂行办法》，2021年又出台了《国家电子文件管理工作规划（2021—2021年）》，其目的都是为了加强电子文件管理，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康、快速发展。 可以预见，随着中国信息化建设的重心从应用系统和基础设施建设转向以文档管理为核心的信息资源管理，将为文档管理软件提供巨大的发展空间。 2. 对企业内部控制的关注要求强化文档管理 2001年，美国陆续爆出安然、世界通讯、施乐等通过伪造文件、销毁档案进行财务欺诈的丑闻。为加强对企业的监管，2002年7月美国国会出台了《2002年公众公司会计改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act）。该法案对美国《1933年证券法》、《1934年证券交易法》作了不少修订，在会计职业监管、公司治理、证券市场监管等方面作出了许多新的规定，被布什称为“自罗斯福总统以来美国商业界影响最为深远的改革法案”。《萨班斯法案》在强化企业内部控制机制的过程中，将文件管理作为一个重要的方面。该法案对文件的形成、管理、保存以及篡改文件的行为都做了明确的规定，其出台表明，加强文件的科学化管理是提高企业合规性（compliance）的必然要求。[2]除了《萨班斯法案》之外，美国还出台了《健康保险携带及责任性法规》(HIPAA)、美国证券交易委员会的《有关证券交易单位必须保存文件的规定》(SEC Rule 17a-4)、《格雷姆一里奇一比利雷法》(GLBA)以及欧盟的《数据保护指令》等一系列新法规。这些法规明确要求上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等，归档文件、保存档案。2021年1月， 美国证交会（SEC）对几家华尔街经纪人公司执行总计820万美元罚款的案子，原因是这些公司没有保存主要员工的电子邮件纪录。2021年，摩根—斯坦利公司再次因未按规则保存电子邮件而被美国证交会罚款1500 万美元；而在此之前的一桩民事诉讼中，该公司因为拒绝交出电子邮件而输了官司，被陪审团一审判定赔偿 14.5 亿美元。[3] 受《萨班斯法案》的影响，顺应世界各国加强企业内部控制的趋势，2021年5月22日我国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会印发《企业内部控制基本规范》(自2021年7月1日起在上市公司范围内施行，鼓励非上市的大中型企业执行)。《企业内部控制基本规范》明确要求企业保证信息的真实完整，加强文件储存与保管。 上述法律法规的出台令全球企业界重新审视文件管理的意义。2021年信息咨询公司Gartner做出预测，《萨班斯法案》颁布之后，文件管理软件市场将大幅升温。[4]例如，IBM公司于 2002 年 11 月 25 日收购