最全会议流程安排.pdfVIP

薀 会议流程及服务安排 蚇 一、会前准备 芄 1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后 将具体安排转告会务工作人员， 由会务工作人员准备会议前工作， 了 解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促 进会议的顺利进行。 肂 2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整 会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 艿 3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议 程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人 员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人 员。 螇 4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： 蚅 （一）仪容仪表 （1） （2） 螄着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 （3） （4 ） 莂接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求 化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 （5） （6） 螇坐站姿势规范端庄，不翘腿。 肆 （二）语言 （1） （2） 膂语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 （3） （4 ） 肁语言文明礼貌， 适时运用 “您好”、“您请用”、“请”、 “谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 （5） （6） 袇对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语， 不大声喧哗。 蒇 （三）态度 （1） （2） 袄敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。 （3） （4 ） 袀微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 （5） （6） 羇工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 （7） （8） 薄解释问题有礼有节。 莁 （四）纪律 （1） （2） 蚈会议服务前不吃异味食品。 （3） （4 ） 肇不在会议期间使用电话。 （5） （6） 羄服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 （7） （8） 肃严格遵守职业道德。 蚁 5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知 与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 膇 6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演 讲稿件和电子演示文档需要统一规范， 并测试投影仪等电子设备是否 能正常使用。 莅 7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人 员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要 求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确 定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 薁 8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分 别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张 裁剪规格为 8.5*15.11cm, 并使用两面三角名牌架摆放。 蒀 9、会场的座次安排要分清主次， 特别是有贵宾参加会议的情况下， 更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放， 并多预留两到四位。 芇 10、会务工作人员进行会场布置： 螆 （1）检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 芃 杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人 员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅 （会标）、桌牌、花草、签到桌、 指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。 艿 （2）采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。 摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可 订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议 主题而定。 莆 （3 ）根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、 领导人讲话顺序、 其它会议物品以及是否需要音乐、