备件仓库管理的问题与对策.doc

PAGE / NUMPAGES 备件仓库管理问题与对策 一、出现的问题： 在进行财务核算时，发现备件仓库问题很多，通过与仓库相关人员的交流，将存在的问题进行了归集整理，试图找到导致问题发生的深层次原因，规范备件仓库的财务核算体系，加快备件仓库周转率、提高资金利用效率，降低备件仓库的资金占用。 下面就是经过整理的备件仓库管理问题： 存在问题 具体表现 对财务及业务影响 手续缺失、不完备 1、货品名称不规范，导致财务入账错误、入账难或账实不符； 2、车间领用各类网是否承包无相关部门认定，造成财务无法核算； 3、加工件，同名同型号但不同价，因入库单或领料单无相关说明，造成财务无法准确下账； 4、电器类因型号较多，领料单稍有错误便会导致财务入账错误； 5、某些货品是否进口（单价高）未在出入库单上标明，财务无法准确下账； 6、原领用货品不适用需调换时，未变更原领料手续，造成财务核算不准确且出现账实不符现象； 7、十万吨和瓦线的毛布使用情况不分，无法记账； 1、财务入账困难； 2、财务核算数据不真实； 3、财务账实严重不符； 4、账实无法核对； 办理入库、领料手续不及时 1、入库不及时，造成车间已领用货品中有部分因无手续未办理入库，财务账面显示结存为负数或账实核对不符； 2、欠条现象，车间、仓库互打欠条，且欠条清理不及时，造成财务入账不及时、账实不符； 3、车间领用辊子，因无手续，财务未入账，造成财务核算不准确、账实不符； 1、财务入账数据不准确； 2、财务核算数据不真实； 3、造成账实不符； 工作不衔接 1、供应商所开具发票使用的单位与公司核算采用的单位不一致，造成财务入账困难； 2、零星入库，以后换取一次入库手续（发票），前后金额不符； 3、某些价值相对较大的货品，如果市场价格下降较大，车间往往会对核算的货品单价提出异议； 4、供应部采购回来的备件，领料单已开，东西也领走，供应不入库，也不知是供应商赠送的还是忘了入库； 5、账面上承包的成型网（08年入的账），车间已领用，至今未出票，在账上待着； 6、像设备上有许多配件，存放已有两年之久，车间一直领用，但供应一直不入库，追问时，供应不知，说人家要钱时再说； 1、财务入账数据不准确； 2、财务核算数据不真实； 3、财务核算无所是从。 二、对所出现问题原因的分析 备件仓库财务核算出现上述问题的原因是多方面的，有财务核算本身的，如出现问题时财务跟进不及时、财务核算没有很好的与供应入库、仓库保管、车间领料结合； 也有整个备件管理流程不规范引起的。如入库环节货品名称及规格型号的杂乱无章、保管环节备件标示不明确、分类不科学、货品与财务记账没有保证一一对应，车间领料手续较随便等； 还有制度与执行力层面的，没有有效可行的制度可依据、没有很强的执行力作保障、没有严格的监督体系做后盾； 此外还有技术层面的，至今仍然采用手工记账、财务核算没有精细化、及时化。 1、制度缺失、执行力低下 制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的保证，缺少了制度及执行力，我们的工作将无据可依、出现的问题不能得到及时解决，有制度但无可行性与可操作性（细则），最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制，将导致执行力低下，当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。 上述财务核算中出现的问题均与本项原因有关，例如“手续缺失、不完备”中的货品名称不规范、加工件无详细信息、领用货品的调换；“办理入库、领料手续不及时”中的已领用货品无入库手续、车间仓库互打欠条现象；“工作不衔接”中的发票单位与公司核算单位不一致等等。上述一系列问题都可以通过制度的细化（或者说标准化、流程化）来解决。 制度的缺失不仅仅是操作层面的，还有监督与激励层面的，好的制度也要有有效的监督来保障，缺乏有效的监督，制度会沦为一纸空谈。所谓的监督可以是后续环节对前道环节的复核，如财务记账需要仓库手续的传递，仓库负有保证被传递手续的完整性、准确性、及时性的义务，而财务负有对手续的完整性、准确性、及时性进行监督的权利；车间负有规范填写领料单据的义务、仓库保管有监督领料单据是否合规的权力。还有就是公司相关部门的监督，如公司设立的考核小组，可以对整个备件流转的程序进行监督，以确保流转手续的完整、手续所传递的信息及时等等。 有监督就要有考核，有考核就要有奖惩，只奖不惩或只惩不奖都不是好的激励机制，只奖不惩会导致大锅饭、平均主义，而只惩不奖又会造成员工情绪出现抵触、工作效率与工作态度出现下降。因此，好的、有效地激励机制应该是奖罚并用，所依据的标准要具备可行性，考核要公开、公平、公正、透明，并且及时兑现考核结果。 2、权责不清晰、信息传递效率低下 财务核算中还发现权责不清的现象，如公司对各类网采用的是厂家承包的方式核算，然而公司购进的网中，那些是承包的、那些不是承包的，供应、仓库