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3-1全宗卷整理方法及示例 3-1全宗卷整理方法及示例 全宗卷整理方法及示例 云浮市档案局监督指导科 2021年9月 何谓全宗（fonds ）？ 一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人) 档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。 全宗，法文fonds ，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds 一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗) 。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。 全宗构成条件和立档单位 在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。 一般具备下列条件的机构 就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。 补充： 1. 整个宗族。 2. 机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。 注：以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。 中华人民共和国行业标准 全 宗 卷 规 范 DA/T 12－1994 （1995年6月12日国家档案局批准 1995年10月1日实施） 1 主题内容与适用范围 1.1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。 1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。 DA/T 1-92 档案工作基本术语 GB 9705-88 文书档案案卷格式 3 全宗卷编制原则 3.1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 4 全宗卷的主要内容 4.1档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案（注：即档案管理制度汇编）、案卷目录说明（注：即立卷说明、归档说明）、整理工作小结等。 4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 4.4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等（注：包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本）。 4.5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表（注：即档案管理统计台帐）等。 4.6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例（注：即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编）等。 4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料 5.1 全宗卷内文件材料，