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第六章 秘书的日常事务工作 ;第一节 办公环境的管理
第二节 安排领导日程
第三节 接打电话与处理邮件
第四节 印信与保密工作 ;电子教案模版配色(1);引入案例;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间,提高领导工作效率。
有利于秘书部门主动做好各项辅助工作,更好地为领导工作服务。
有利于各领导、各部门互相配合,协调行动,提高整个单位的工作效率。;二、编制领导日程表的原则
1.注重实效,不搞形式主义
2.注意张弛有度,劳逸结合
3.要留有充分的机动时间
4.要充分尊重领导本人的意见
5.要注意保守机密
;三、编制日程表的方法
(一)年度计划表
年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表,年度计划属于长期的日程安排,其内容宜粗不宜细,一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。
;第二节 安排领导日程;二、日程表的编制
(二)月工作日程表
月工作日程表属于中期的日程安排,一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。
(三)周工作日程表
周日程表属于短期的活动计划,其内容要求更加详细具体,在时间上要求尽可能精确,活动地点也要注明。
(四)每天的工作日程表
每天的工作日程是领导一天工作的计划,其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体;第三节 接打电话与处理邮件;(一)拔打电话的流程;(二)拔打电话的要点
1.打电话前的准备和过程
2.当对方接听电话时,先问好,接着告知自己的单位名称、姓名,并请问对方姓名
3.当对方不在时,留言方要告知转达者简要的内容,方便的话,请对方回电,重述自己的单位与姓名,并问清传话人的姓名
4.电话中途断掉,由打电话的那方再打,可表示:“对不起,刚才电话突然断了。”
5.代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话,这时,如果找的是领导的平级或下级,你可以让要找的人先接电话,简要自报家门,然后请对方稍等,把话筒交给领导,或将电话转接进领导办公室。
;6.如果需要领导回电,领导回来后,尽快回复
7.提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人
8.与一位很忙的人开始长谈之前,应问对方是否方便,然后言简意赅地把话说清
9.不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊
10.通话中当需要对方等候时,应该说:“我去查看一下,请稍等好吗?”中途放下话筒时,应轻放,但不要把话筒朝上放置,否则对方有可能听到办公室其他人的谈话
11.秘书代替领导传达不利消息时,无论当这个消息有多么不舒服,你还是必须立即行动
12.秘书传达领导的信息要有分寸
13.打出电话,而对方无人接听,要等铃声响了六七声再挂电话
14.千万不要让打电话的人苦等,你却离开电话机很长时间,以致你回来时,对方已经挂上电话,留下了对你的不满。
15.最后结束谈话。 ;二、接听电话;接听电话小指导;筛选电话的方法与技巧
1.秘书说了迎接词后,在一两秒内辨别出对方,亲切地打一声招呼,不仅容易建立良好的人际关系,还可以帮助秘书本身的工作
2.除了分辨声音之外,秘书对名字的辨识一定要有相当的把握
3.来电者寻找你的领导,应弄清对方的身份和来电目的,然后再通报领导
4.秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。 ;三、处理邮件
1.邮件的分拣
按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。
2.邮件的拆封
判断信件是否可拆;从右侧剪开;检查附件;将信封附在信的后面。
3.邮件的转交
标明信件的要点后,交给领导;转交他人。;第四节 印信与保密工作;第四节 印信与保密工作;第六章 秘书的日常事务工作 ;3.介绍信或证明信的管理和使用
(1)介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号;如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用,须与公章同等重视。
(2)介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准,应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管,并加以归档。填写错的介绍信或证明信,应在其上划一斜线或打“ / ”号,并注明“废“字,保留在原处,不得随意撕下丢弃。;微型案例
;二、保密工作
(一)做好口头信息的安全
(二)做好纸面信息的安全
(三)做好电子信息的安全
;第六章 秘书的日常事务工作 ;(一)做好口头信息的安全
1.不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息,包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;
2.在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前,不要通过电话、手机、答录机给出保密信息;
3.只向来访者提供组织允许提供的信息,若超出范围,应向上司汇报;
4.遵照会议的要求传
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