财务对账规定.docx

关于对账环节采购、供应商、仓库要求 为规范财务 制度，加强与完善物料管理，更好的对物料进行监督与控制，以及呆滞物料的预防与处理工作；进而提高生产效率，降低成本，减少存货周转周期，更有效地利用资金。 目的： 范围：结合本公司实际情况，适用于我司采购、供应商、仓库等管理环节。 采购环节 1.为了使供应商积极的配合我司完成客户订单，避免供应商投诉；应在PMC制定的合理范围内分批/分次下达采购任务，此过程中，PO#贯穿始终，作为可查询及依据的主线；采购单号必须唯一，不能重复； 具体流程如下： 2.针对采购单完整性要求：日常采购中，往往会出现一些亟待处理的零星采购，针对此类情况仓库却不能收到采购单，这样就导致采购的完整性上出现缺失。 具体要求如下： 对于有采购单/无送货单的情况，基本属于供应商未能及时交货，采购未能及时追回物料之状况，当此情况发生时，仓库应与采购积极沟通，保证物料的及时性。 3.之后采购申请单需要仓库管理签字，确认仓储不足或者无库存，避免重复采购。 4.如采购有质量扣款、额外产生的材料、费用扣款等，需要形成书面文字签名确认，且提前知悉供应商。 供应商环节 日常采购环节属于正常采购流程，而外发采购在我司目前现状中，问题点尤为突出；不仅表现在生产进度中，还在物料流通环节问题点频繁发生；此次，我们重点讨论对账过程中注意事项。 单据当日收齐，次日将数据提供我司采购，采购消单，得到准确的未收货数据。 单据提交时间（分二次），每月15号之前提供一次，次月2号前将上月所有单据收齐提供我司仓库；未收齐当月不予核对。提交单据时，须与我司仓库按照单据清单核实，并签名确认，防止单据流失造成不必要的麻烦（之前经常发生）。 针对初（次）级加工商，予我司送货单必须提供红联，其他联次拒绝结算；避免修改/涂改/书写模糊的单据，如修改须字迹清晰，且有双方签名确认。 对账资料：送货单、采购单、入库单、对账单（加盖公章），缺一不可。 供应商账单须严格按照我们模板，具体由我司财务提供。 开票要求：按照具体物料/加工费开具，数量按照实际数量，并与每月25号前提交我司财务，否则影响付款。 物料品名描述：按照我司采购单书写，如我司名称不规范，以对方标准名称填列，备注栏备注我们采购单名称；不仅送货单需要明确，货物品名标识同样明确，且必须一致。即做到采购、送货单、产品标识内容三者一致；玛莎需特别留意。 仓库环节 仓库的职责与财务出纳同样重要，不同的是一个管钱，一个管物；作为合格的仓库人员，不仅对库存物料做到严谨、妥善，还应及时准确的将材料结存信息提供给PMC和采购，避免不必要的浪费和重复采购。此次我们重点解决仓库帐的事宜。 仓库将供应商单据及时提交财务（次月5号前），包括送货单、采购单、入库单、采购申请单，缺一不可。 仓库账目须10号前准确提交财务； 成品入仓单，成品入仓需要有机打单据，有成品仓验收人签字，装柜出货有业务人员签字。涉及外发成品回厂时，需要我司验收人签字，注明数量/签收日期（之前多次发生没有签收人信息单据）。 采购、供应商、仓库三者结合事项 发外流程是相对复杂的采购过程，尤其是家具行业，涉及物料品目繁多，工艺多样；这就要求我们采购、供应商、仓库及时沟通，加强了解、协调。为了得到准确的数据，同时要做相关辅助备查。 采购单号 交货日期 摘 要 单位 订单数量 送货数量 未交货数量 发货单位 收货单位 PO01-01 2020/12/1 收到博丰单面贴板100张送我司 张 1000 100 900 博丰 木器 PO01-01 2020/12/3 收到博丰单面贴板700张送三元 张 1000 700 200 博丰 三元 PO01-01 2020/12/9 收到博丰单面贴板700张送利禾 张 1000 200 0 博丰 利禾 备查薄实际操作中，会遇到诸多困难，后续财务会给出相对简易的操作索引，摸索前进的过程尽管泥泞，但是大家齐心协力，一定能得到改善、改进、优化。 财务部 2020-12-24