如何组织会议实践与技巧.pptx

第十讲 如何组织会议实践与技巧主要内容一、会议准备二、参加会议 三、会议的组织四、会议后的工作五、群体、班组和会议的关系 【例子】：总裁办公会怎能这样开？ 开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？ —— 摘自《中外管理》 9/2000，作者：石言 我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。 1． 会议太多，开了许多不必要的会。 2． 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员 并非十分必要。 3． 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4． 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5． 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6． 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。 五种会议种类谈判会议报告会议解决问题会议制定决策会议收集和交换意见会议会议筹备和组织过程明确与会者及其角色明确会议目的制定会议计划实施会议议程明确会议目的决定会议是否召开的四条指针：信息共享动员激励信息传播解决问题和制定决策与会者的角色一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵；▲守门人（并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上；▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见；▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；▲啦啦队长――注重任何进展；▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议；▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题；▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一列出并且敦促及早闭幕；▲支持者――支持最后一个人的观点；▲重复者－一次又一次提出同一观点；▲附和者――以一种更可被接受的方式重复他人的话。确定与会者及其角色与会者的构成与结构与会者的角色职责与会成员的构成上，考虑三个因素：同质性与异质性的平衡竞争性与合作型的平衡任务导向与过程导向的平衡参考会议规模 会议目的 参考与会人数决策制定和关键问题解决 5问题识别或头脑风暴 10研讨会和培训班 15信息研讨会 30正式报告会 不限与会者角色职责与会者一般分为三类人：会议主席会议成员会议工作人员会议主席的类型和职责例子：先看下面两种情形情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力还很大，而且资金压力也很大······双方争执很大。如果你是会议主席，怎么办？情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统教师教学的形式······眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？会议主席的职责一般来说，会议主席有一下职责：会议控制过程引导促进讨论应付“隐秘议程”作出决定会议控制的五个基本原则决定讨论主题明确讨论范围确保人们围绕主题依次发言尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论确保其他成员了解会议进展情况过程引导的四个步骤识别主题/问题——应清楚地加以说明交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解 释依据评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案 地可能结果（时间、成本、资源、政治因素）选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何时”、 “怎样做”。不同类型会议主席的主要职责排序 社会领导型主席 决策型主席 作出决定 促进讨论 会议控制 会议引导 应付隐秘议程 会议控制 会议引导 应付隐秘议程 促进讨论