第二讲秘书工作概述.pptx

第二章 秘书工作概述第一节 秘书第二节 秘书工作第三节 秘书职业资格第四节 秘书机构仍在探讨和争论之中现代秘书的定义 秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 二、 秘书的分类 各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘书工作。A.横向分类（1）按服务对象和经济来源，分公务秘书和私人秘书我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。 ● 1980年，复旦大学上海分院率先设置秘书专业； ● 1983年，上海《秘书》杂志创刊； ● 1984年10月，中国高等院校秘书学教学研究会成立；（2）按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 （3）按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 （4）按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书（5）从组织内部分工，行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书 、日常事务性工作的秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书。（6）按秘书所从事的行业特征，企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。B.纵向分类官员秘书不同层次的秘书秘书部门负责人领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可以按层次分类领导的专职秘书高级秘书中级秘书初级秘书其职位职权是按法定程序由组织确定 以官员命名的秘书官员秘书对领导是辅助者，对下级是官员有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业可以代表首脑处理一定职权范围内的事务比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系是指各级政府、企事业单位的办公厅（室）的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长定义秘书部门负责人1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能力3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关系4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的基层负责人担任5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异特征直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥领导人的专职秘书职能1.服务对象的特定性：为特定领导人服务2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感特征中级秘书中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。 中级秘书职能办文是中级秘书的重要职责办事是中级秘书的重要任务领导活动安排是中级秘书工作的重要内容 初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务特点工作内容一般是操作性的日常事务要有熟练的办公技巧要有良好的服务态度和敬业精神第二节 秘书工作 本节要点 一、秘书工作的内容 二、秘书工作的性质与特点三、秘书工作的作用四、秘书工作的原则秘书工作的内容事务理办协调沟通文书工作信息工作参谋辅助会务办理督促检查秘书学一、秘书工作的主要内容 （一）事务办理 事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事。 （二）协调沟通 秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务；协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。 （见下图）  中介沟通 （三）文书工作 文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作。文书工作在秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘书工作总量的三分之一。（四）信息工作 秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。（五）参谋辅助 秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝。 （六）会务操办 秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整理工作和信息反馈工作等。（七）督促检查 督促检查是领导工作的职责范围。秘书主要是协助领导开展督促检查工作。 除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的整理、文献资料的准备、领导活动日程安排、领导公务出差服务等，均是秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和领导机关需要的综合辅助和公务服务，都是秘书工作的内容。　二