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会议的组织与实施 DUCHUNHAN 2004年7月23日会议的组织与实施一、会议的类型二、会议的目的和意义三、会议的方式四、组织会议的要求和原则五、组织会议的要点六、会议主持的技巧七、会后追踪八、小型会议九、总结评估会议的组织与实施 会议的类型一、会议的类型1. 学术会议 国际 国内：全国性 区域性 省市 院内 科内2. 销售会议 全国 区域 省市 医院 零售3. 联谊会(1) 医院性质 全国 区域 省 市(2) 商业单位 全国 区域 省市 零售(3) 政府部门会议的组织与实施 会议的目的和意义二、会议的目的和意义1、树立展示企业形象，扩大企业影响力。2、建立公司产品的品牌形象。3、加强和提高产品学术地位，增强产品影响力。4、加强与学术界、医生、商业客户的客情关系。5、建立扩大产品销售网络，扩大产品销量。6、回报社会和客户会议的组织与实施会议的方式三、会议的方式1、公司组织的各类销售会议。2、参加社会、学术团体组织的各类会议。3、商业单位组织的各类会议。4、政府组织的各类会议。 四、组织会议的要求和原则1、明确会议要达到的目的。2、与公司经营发展方向或产品相关。3、节约公司资源，量入为出。4、切合实际，符合当时、当地情况。5、美观、大方，高雅，热烈。6、以我为主。五、组织会议的要点1、制定会议计划 确定会议的目的、要求、规模、方式、时间、地点、经营、参会人员情况，主办、承办单位情况。 五、组织会议的要点2、与主办单位、承办单位接洽 (1) 了解情况，尤其为竞争对手情况，会议水平。 (2) 分析情况。 (3) 修订计划。 2、与主办单位、承办单位接洽 (4) 提出要求 参加方式 a. 卫星会 b. 专题讲座 c. 专题活动，餐会，旅游 d. 组织邀请医生(客户)参会2、与主办单位、承办单位接洽 (4) 提出要求会场布置 横幅、展位、展台、展架、背 板、路牌、台卡、 招贴画 时间 a. 最好为开幕式 b. 第一天 c. 闭幕式 2、与主办单位、承办单位接洽 经 费：要有谈判技巧 提供服务： 签到台、主席台、讲台、会议桌，报到册会议议程、话筒、 投影仪、 幻灯机、电源、音响、音乐、灯光、 茶水、椅、鲜花、台布、菜单、 主桌设置、主桌卡2、与主办单位、承办单位接洽(5) 双方达成确认协议五、会议组织的要点 3、会议准备 (1) 会议安排 a. 大会主席、主持人、嘉宾的邀请确认。 b. 讲者(专家)的邀请确认。 c. 参会人员的邀请确认。 (2) 时间安排：符合当地实际情况，合理、紧凑。 (3) 注意会场秩序、气氛、室温(空调)。 (4) 礼品在会议结束后发放。五、会议组织的要点4、邀请函制作 (1) 问侯语 (2) 介绍公司 (3) 介绍公司产品 (4) 会议的目的 (5) 介绍讲者 4、邀请函制作(6) 大会主席、主持人嘉宾介绍(7) 时间、地点及会议议 程 (8) 结束语(9) 盖公司红章(10) 纸质要好五、会议组织的要点5、会议标准程序(学术会议) (1) 主持人(或大会主席)致辞 (2) 公司致辞 (3) 介绍公司情况 (4) 大会主席介绍专家情况 (5) 专家讲演 (6) 产品经理介绍公司 产品 (7) 有奖问答，抽奖 (8) 会议结束大会主席致辞五、会议组织的要点 6、会场布置 (1) 主席台座位摆放(茶水、纸笔) (2) 背板、展板、展台(样品)、招贴画、横幅的 布置 (3) 接引牌、指路牌、台卡 (4) 资料 a. 公司介绍(画册)、产品资料、资料袋 b. 资料发放(放置) (4) 会场用具 屏幕、电脑、投影仪、幻灯机、电源、音响、话筒、音乐、灯光五、会议组织的要点 7、礼品 a. 公司礼品，礼品袋 b. 礼品卡(带有公司标识) c. 问侯卡 d. 外购礼品五、会议组织的要点 8、宴会 (1) 宴会厅布置 (2) 餐卷(盖红章) (3) 主桌设置 要有明显标志，最好放置姓名卡。五、会议组织的要点9、抽奖原则： 公开、公正、公平 (1) 抽奖卡(盖公司红章) (2) 邀请抽奖嘉宾抽奖、验号 (3) 礼品购买 (4) 奖项设置五、会议组织的要点10、工作人员要求 (1) 服装整齐、统一，佩带公司统一标识的胸卡 (2) 分工明确，各负其责 (3) 态度热情，有礼貌，注重仪态、仪表 (4) 参会时要做到“早去晚归” (5) 会议期间必须拜访到所有客户 (6) 对重点客户重点拜访 (7) 组织各种小型活动五、会议组织的要点11、预防和处理意外事件 (1) 提前分析可能出现的问题及事件 (2) 做好充分准备和有效的应对措施 (3) 及时处理(最好现场处理，不留后患)