#文件控制程序.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — #文件控制程序 1 目的  为确保公司QHSE经管体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。  2 适用范围  本程序适用于对公司QHSE经管体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。  3 术语和定义（无）  4 职责  4.1 总经理办公室是文件归口经管部门，负责公司QHSE经管体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等经管。  4.2 各职能部门按照QHSE经管体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好经管控制。  4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及经管。  4.4总经理办公室负责公司外来文件的经管，各职能部门负责各自业务范围内  外来文件的签收、登记、传阅和归档等经管。  4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行经管。  5工作程序  文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）  5.1 文件的分类  5.1.1内部文件  内部文件是公司为保证QHSE经管体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：  a）经管手册——一级文件；  b）程序文件——二级文件；  c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作  规程；施工方案；技术规范；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；  d）记录（包括用于证实符合QHSE经管体系要求及产品实现过程和结果的各种  记录表格、数据报告、过程活动记录等）。  5.1.2 外来文件  外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括：a）法律法规及其它要求；  b）技术规范和规范；  c）其他与QHSE经管有关的文件。  文件和资料控制工作程序流程图      5.2 文件的编号  5.2.1 文件的编号按文件层次递进，本着易于查阅和检索的原则。对文件编号进行规定，如下：  a）经管手册：  企业规范/公司-文件名称、版本号-年份。    即：Q/YZB——  年份  经管手册、版本号（从A、B、C……）  企业规范/公司  b）程序文件  企业规范/公司-文件名称-文件顺序号-年份  即：Q/YZB -CX□□-2012  年份  文件顺序号（从01、02、03……）  程序或文件类别名称  企业规范/公司  c）作业文件：  作业文件分为四类：○1制度类，为：ZD；○2经管文件类，为：GL；○3作业指导书类，为：ZY；○4工程QHSE计划书类，为：XM。  文件的顺序号由各部门或各基层单位从01开始，按顺序编号。  企业规范/公司-文件名称/单位代码-文件顺序号-年份    例如：Q/YZB—GL—  年份  文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）  经管文件（也可能为ZD、ZY或XM……）  企业规范/公司  上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号经管类文件。  5.2.2各单位代码规定如下：    5.2.3 除上述经管手册、程序文件和作业类文件编号以外，需要时也可采用正邦××字[□□□□（年号）] □□（顺序号）号的形式来行文，但不要两种编号同在一个文件编号中出现。  5.2.4随通知下发的制度、规章、规定及三层次文件等重要附件，需要加有文件的编号，以便今后查阅。  5.2.5外来文件使用原有的编号或规范号，一般不另行编号。  5.3 文件的编制、审批和发布  a）经管手册由总经理办公室负责组织编制，经经管者代表审核后，由总经理批准发布；  b）程序文件由总经理办公室组织，由各主管部门参与编写，职能部门审签，经经管者代表批准发布；  c）三级文件由各主管部门、基层单位负责编写、审核，由主管领导批准发布；d）外来文件由主管领导审批其适用性，需要时转发；  e）记录及记录的保存期限随相关文件一起编制，并按《记录控制程序》执行，需要时可另设记录表格；  f）体系一、二级文件汇编后统一发布；其它文件根