[办公文秘]如何成为领导的得力助手专业秘书工作职能.pptx

怎样成为领导的得力助手课程提纲专业秘书概述专业秘书工作职能专业秘书职业素质和修养如何成为领导的得力助手如何当好参谋如何当“替身”第一单元 专业秘书概述专业秘书的定义 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 专业秘书的工作职能 接待工作档案工作文书拟写与处理会议组织办公室日常事务信息工作协调工作专业秘书的职业素质和修养 性格特点 内外兼具稳重踏实灵活变通善解人意秘书的性格健康标准 现实态度 独立性 关爱他人的能力 情绪的控制能力 有长远打算休息 对他人的宽容和谅解 不断学习和培养情趣秘书的才能特点 智能方面敏锐的观察能力良好的表达能力 出众的记忆能力 自如的社交能力 良好的沟通能力 思维能力方面深刻的思考能力 全局的综合能力 快速的分析能力 巧妙的应变能力 组织能力 八面玲珑的协调能力 点面兼顾的计划能力 运筹帷幄的调度能力 高效可靠的管理能力 秘书的心理特点 甘于默默无闻乐观谦和积极向上做个心理健康的秘书 善于缓解压力克服嫉妒不要焦虑 秘书形象特点 衣着要恰当几大注意事项保持大众化 小心首饰的副作用 别忽视鞋袜的“配套作用” 要穿得符合公司实力 不要比你的老板穿得更好 举止要得体秘书的职业道德 克己奉公严守机密秘书素质提高途径 勤于学习是重要基础 勇于实践是有效方法 善于总结是催化剂 自我反省是动力 接受批评是完善 第二单元 如何成为领导的得力助手 如何当好参谋 让领导接受你的构想 既然大部分人只会接受自己的构想，那不妨间接一些，在领导旁作些提示，或把构想的一些重点，无意地移植在领导的头脑中，让他以为这是他自己的构想，那自然好办得多 别在关公面前耍大刀 让他充分地发表意见，你适当地作些补充，提一些问题。不要用领导不懂的技术性较强的术语与之交谈。提建议时，多注意从正面有理有据地阐述你的见解。因人施谏，对症下药 对不喜欢批评的领导 首先在态度上要尊重领导 其次对你自己的意见，要说明得有理有据，并且要强调是你“个人的”意见 对不重视谏言的领导 在谏言之前，你必须充分调查，充分考虑其必要性，使领导不得不予重视 选择一个适宜的场合去谏 对不立即答复的领导 那些做事谨小慎微、怕负责任的领导经常会以“我不知道上面是什么意思”来对付你的谏言 ，这时候，合适的办法是暂不争辩，稍候一段时间再说。 与领导争论问题的技巧 问题是重要的争论一定要有准备争论要有个和气的开头争论中一定坚持从问题出发，不是对人不要时间过长要客气地结尾对同一个问题，不要多次争论 批评领导的六种技巧 批评尽可能私下里进行以亲切的话语为批评的开场白批评行动，而不是人提供答案一个过错一次批评在友好的方式中结束 怎样向领导施加压力 先声夺人后果警示时势催逼断其退路 旁门左道也有通天之力 理性安排法拥兵自重法援用制度法婉转迂回法交际应酬法如何阻止领导犯错 私下以强而有力的理由提出不同意的见解提出可行的取代途径设法令其决策延缓推动你的反对应适可而止可能的话，为领导的错误公开承担过失 如何与领导交流思想 注意语气适当，措辞委婉尽量言词简短注意场合适应新领导的工作习惯 原则上第一次都应该请示新领导如何处理；如果新领导的处理方法与前任相同，问题当然不大；即使有不同之处，稍为协商一下，问题也不大；问题是在很多情况下，时间不允许秘书细说，那么，新领导说怎么处理你就得怎么处理。 参谋人员最忌情绪不稳定 克服参谋过程中的心理障碍，包括培养和提高参谋心理素质的各个方面，但主要是解决两个问题：一是养成冷静的气质，二是保持平衡的心境。 领导发火时秘书如何对待 对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训 。假如在老板发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗，同样应该忍耐，等老板冷静之后再向其做解释。那些在老板对其发脾气之后，特别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近的员工，将会被视为聪明的、有理智的人。 千万不要在背后批评领导 学着去理解和适应 三十六计走为上计 如何为领导当“替身” 当好领导的“代行人” 平时详细观察领导的习惯，应可大概地判断领导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务，而你有所心理准备，到时候就不致惊慌失措而能够从容地去应付 也要以领导的立场作出精确的判断，并有勇于承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事情，而那件事情又是领导未曾事先允许你去做，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。 努力做到出力而不“越位” 强调处理与领导关系要防止越位，并不是说干工作可以不出力。出力，对于任何人在任何时候，永远是绝对必要的。问题是社会分工所决定的出力方式是有差别的。不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导的关系中，我们强调要防止越位，是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。