国外秘书工作概况.pptx

“硅谷”的秘书;第九章 国外秘书工作概况;第一节 国外秘书的种类与职级 ;一 、美国秘书的种类与职级 ; （一）美国秘书的种类 1.政府秘书 即在美国联邦、州、市、县政府和驻外使领馆、军事基地等处工作的秘书。其等级的划分和任命根据考试成绩而定。 凡欲从事这类秘书工作的大学毕业生，须先取得打字、速记的证书，并参加秘书能力考试。被录取者，第一年为试用期，三年后转为固定职业，并有资格申请担任联邦政府中任何机构的秘书工作。如离开联邦政府，只要在三年内回来供职，可保留其累计的可以请病假的天数而不扣工资。 　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　; 2.法律秘书 指在美国司法机关、律师事务所、工商企业法务部门，作为法官和律师助手的秘书。 法律秘书必须遵守职业准则，精通联邦及州法院条例???掌握法律专门术语和工作程序，能熟练使用规范的法律字典，熟悉司法文书形式，能起草法律文件，掌握打印、速记、录音等技术。初入法律系统从事秘书事务者，只是当速记员，待具有一定年限的该专业工作经历，加入全国法律秘书协会，提出申请并经该协会考试合格者才能被授予法律秘书名衔。法律秘书的薪金在秘书界为最高，不少人还跃升为律师。 　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　; 3.公司秘书 指在美国公司中接受并执行董事长指令的秘书，属行政秘书中领导职位的秘书。 其主要职责为：监督、管理公司财务、人事，对外联络事务；与公司总经理以及采购、生产、销售、运输等部门经理保持联系；负责协调工作；向董事会汇报公司财务、人事关系状况、答复董事质询等。 　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　; 4.经理秘书 指美国公司经理的高级秘书。 其职责为：全面负责秘书及行政事务，制订有关计划、方案，并负责它们的按期完成等。经理秘书须对公司的结构、惯例、政策、工作程序相当熟悉，并具备秘书和行政工作的高级技能。担任这类秘书要求有6年以上的大学学习经历，且经过严格考试而获得秘书职业资格证书。 　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　; 5.技术秘书 也称工艺秘书，指在美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书。 其主要职责为：记录、编写技术资料、文件、报告和科研合同；编制技术项目预算、各种报表、图纸；保管技术性档案、承担实验室的事务工作等。技术秘书须掌握专业需要的科学技术及数学、会计学、物理学等知识，熟悉工程、技术术语，精通技术性口述的记录，并能从事收发邮寄，通信联络等一般秘书事务，还得搜集资料，收藏技术书籍，剪辑技术报刊等。 ; 6.医学秘书 也称医药秘书，指在美国医疗系统中作为医生助手的秘书。 其职责为：与病人预约就诊时间，办理病人就诊手续，为医生指定的病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并归档，向病人收取医疗费用，订购医疗器械、药品，保管病人病历等。医学秘书要求具有良好的医德，掌握生物学、生理学、人体解剖学、心理学、护理常识等基础知识，熟悉医药法、医学术语、医疗工作程序等。 ; 7.教育秘书 指在美国教育系统担任秘书工作，分别为高等院校校长、院长、系主任、教授等服务的秘书，绝大多数为女性，属于教职编制。 其职责根据服务对象不同而不同，大城市高等学府中的秘书要求较高，地方学院中秘书的职责较宽。一般承担接待来客、接打、转达电话；为校长、院长、系主任编制一周或一天的工作日程、安排约会；起草、修改、打印有关文件、报告；负责会议记录，收集资料；保管档案，协助管理学生学籍、考勤、成绩登记；与学生、家长、教师保持联系；订购、保管办公用品，为上司和教职员工收发邮件等。 教育秘书有自己的组织－－全国教育秘书协会。作为全国教育协会隶属组织，该协会致力于改善教育秘书的工作条件、增加薪金、保证退休福利以及保险等事项。 ; 8.财经秘书 指协助雇主管理财务的秘书。 其职责为掌理公司的财务事项，有的还兼管雇主私人的金融票据，如支票簿、薪金支票、股利支票、家庭证券。日常工作包括去银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入资金等。财经秘书除须掌握一般秘