房地产公司规划设计部文件管理规范.docxVIP

最新 精品 Word 欢迎下载 可修改 文件管理规范 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 注：本规范编写一级目录为小三加粗宋体，二级目录为四号宋体，三级目录为五号宋体。 编写：阳光城郑乘华 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、 流程概况 3 二、 在确文件顺利运作的前提下控制周期 4 三、 流程图 5 一、 合同请示单流程: 5 二、 合同会签单流程： 5 三、 合同会签结束后后续工作； 5 四、 《银行付款凭单》流程： 6 五、 合作单位评估： 6 六、 图纸接收流程： 6 七、 图纸存档： 6 八、 文件存档流程： 7 九、 图纸加晒复印流程 7 四、 规划设计部表单填写规范 7 1. 请示单填写规范 7 2. 内部联系单填写规范 8 3. 外部联系单填写规范 8 4. 合同委托单位选择请示单填写规范 8 5. 合同会签单填写规范 8 6. 设计变更审批表 8 7. 设计变更通知单 8 8. 图纸出图审批表 9 9. 自审汇总表 9 10. 填写《银行付款凭单》 9 五、 规划设计部表单保管规范 9 1. 请示单保管规范 9 2. 内部联系单保管规范 9 3. 外部联系单保管规范 9 4. 合同会签单保管规范 9 5. 设计变更审批表保管规范 10 6. 设计变更通知单保管规范 10 7. 图纸出图审批表保管规范 10 8. 自审汇总表保管规范 10 六、 规划设计部文件夹管理规范 10 1. 资料员须建立的文件夹目录包含如下： 10 2. 项目负责人须建立的文件夹目录包含如下： 10 3. 专业负责人须建立的文件夹目录包含如下： 10 七、 规划设计部电子存档规范 10 八、 规划设计部文件管理评价内容 11 一. 文件管理(电子版本或纸质版本) 11 二. 合同管理(电子版本或纸质版本) 11 三. 信息管理(电子版本或纸质版本) 11 流程概况 流程目的 为规范项目设计管理部文件接收的操作流程，加强监控，达到确保文件及时、有效，保存企业发展经验的目的，并使文件保存达到统一性，不因人员流动照成损失。 流程风险 文件资源库较强大，文员流动前注意文件复制 流程范围 土地获得后到项目概念规划方案确定、后期竣工验收等全程性跟踪确定阶段。 定义 文件运行：是指文件在公司内部能正常的进行批示、公示，使得事件能通过文件进行解决，并通过文件使得事件处理经验能得到做大利用。 流程客户 内部客户 设计管理部成员 外部客户 其它部门 流程主导部门 技术管理中心 流程参与部门 公司各部门 上游流程名称 下游流程名称 子流程名称 项目策划流程 流程中文件输入、出部分 流程KPI 责任部门/岗位 数据来源 设计计划完成率 技术管理中心 月抽查报告 设计资料提交及时率 技术管理中心 设计资料提交登记表 流程起点 项目策划报告同时 流程关键点 关键点说明 支持文件 编写《收发文资料登记表》 《常用表单》 发文过程执行情况 《请示文件移交表格》 《合同资金支付情况表格》 《设计单位合作诚信表》 在确文件顺利运作的前提下控制周期 序号 阶段 起始点 结束点 基准值（天） 备注 1 发文登记记录 请示文件单接收记录 发问文件本部门会签结束 其它部门及公司领导签字 7（14） 括号内数字适用于“文件运行情况”。其他均适用于一般流程时间。 图纸收发记录 设计院图纸移交 图纸移交项目秘书 7（14） 借阅登记记录 文件移交到本部门 文件进行存档 1 2 文件存档记录 图纸文件存档 设计部备用图纸 备用图纸移交 项目周期 资产记录登记表 员工入职 员工离职 工作周期 电子文件存档记录 文件刻盘保存 文件销毁（移交） 项目周期 3 资金运作表格 新项目合同签订 项目验收竣工合同履约 项目周期 总计 项目进展周期 项目周期 文件包含常用表单中各种文件，同时利用好这些表单才能顺利的进展设计部资源的有效利用。 本文件流程中包含数种文件，其中包含不同的利用流程。 本表为日历日。 流程图 合同请示单流程: 经办人须要项目专业负责人来签字 规划设计部经理在部门经理处签字 然后直接交由分管副总签字 之后交由常务副总会签 最后由公司总经理签字。 合同请示单由资料员移交给档案室，并在《请示文件移交表格》签收。同时复印一份存入《请示文件夹》进行扫描，将扫描文件发给相关会签人员， 注：请示单会签过程中有疑义时，经办人须进行说明。 合同会签单流程： 合同会签单附