采购与销售合同管理的流程.docx

采购与销售合同管理的流程 选购与销售合同管理的流程第一选购1.1选购的定义是指企业在肯定的条件下从供给市场猎取产品或效劳作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。1.2 选购流程1.2.1选购前，技术部或生产部会填写一张选购申请表，该申请表需要副总审批签字和总经理批准签字后才可以施行选购。在收到申请表时要留意选购单上是否注明选购件是用在哪个工程工程上的，品名、规格、数量、技术要求等是否具体，否那么要求选购申请人填写清晰。1.2.2收到选购单后需要做好电子版的登记，登记时对其进展编号。编号方法以“CG08001〞的款式，依次编下去。1.2.3再次确定选购件的具体资料，包括品名、规格型号、材质、产地、数量以及技术要求，避开选购后的不适用或错误。1.2.4依据选购件的要求查找合格的供给商。1.2.5和供给商联络并以选购件的技术要求和对方进展沟通和确定最初的报价。1.2.6对报价的供给商进展比拟，通过供给商在该行业里的业绩、口碑以及货物的质保、售后、价格、付款方式等全方位的进展考核，从而选择出最适宜自己的供给商。1.2.7确定供给商后要对其资料进展电脑登记，便利日后联络。1.2.8对供给商的报价进展“砍价〞，可以实行用同行的报价压对方的价格。如果以前选购过的，需要参考原价格。1.2.9依据选购件金额的大小、重要性确定是否要签购销合同。例如，选购一些车间耗材、办公用品就不需要签订合同，可以凭选购单挺直选购。选购球阀、流量计等涉及到需要质量保证和售后的问题，就必需和对方签订购销合同，从而对其进展必要的约束。1.2.10对于重要的选购件，合同的起草权肯定是我方。而一些很小的选购件根据实际状况而定，也可以由对方起草，这样可以节约时间做别的工作。1.2.11起草购销合同，应留意以下几点：第一选购合同签订的地点肯定是我方公司所在地；其次对供给商供应的货物质量进展约束；第三对交货期进展约束，延期交货应担当的违约责任；第四对供给商供应的货物售后三包进展约束；第五合同货款结算方式应本着货到付款的根本原那么去签订，在无法满足根本原那么时应尽可能的靠近。例如：预付30%〔预付款金额尽可能的小〕，余款70%货到后再支付等；第六合同中的“预付款〞不行以更改，因为合同法中规定预付款是可以退还的；第七合同要是通过传真机确认，就需要在合同后注明“本合同传真件有效〞。1.2.12合同起草完经认真核对后，填写一张《行政公章盖章审批表》同合同一并交到副总处审核，副总审核通过后在《行政公章盖章审批表》签字，再将《行政公章盖章审批表》同合同一并交到总经理处批准签字。签完字的《行政公章盖章审批表》储存在相关的文件夹内保存。1.2.13完成以上手续后，在购销合同上签字盖章，传给供给商。要求供给商在最短的时间里在合同上签字盖章，最终合同生效。1.2.14生效后的合同，复印一份同选购单一块交给仓库管理人员。仓管在收到合同和选购单后会对选购件进展ERP软件编码，假如以前编过的，那么可省略编码工作，同一规格型号的货物只能有一个编码。1.2.15合同原件储存在选购合同文件夹内，依次放好。1.2.16 ERP软件编码后需要将选购件根据选购编码输入到EPR选购订单系统里去，这样货物到后仓库才可以办理ERP入库手续。1.2.17合同在执行过程中常常和供给商联络，理解选购件的进展状况，确保交货期。在这期间与供给商之间往来的纸文件要进展储存，附在选购合同后面；1.2.18支付货款时尽可能避开现金交易，通过公司对公司的方式进展银行电汇。支付付款时，填写一张《支票领用单》上面注明支付的选购合同编号、项目指令号、选购件的品名〔概括〕、支付金额交副总审核签字，审核后交总经理批准签字，批准后交财务负责人确认签字后，复印件储存在合同后面，原件交给财务出纳进展电汇。1.2.19财务汇款后的银行汇款凭证复印传储存在合同后面，传真一份给供给商并电话通知对方款已汇出，没发货的要求对方发货。1.2.20付款后做好电子版的登记工作，每个月的月底汇总成一张报表并做好下个月选购资金估计表，一块交给副总。1.2.21运输公司在将货物送到公司要求签收时，将发来的货物翻开查看数量是否和运输单上全都，另外查看货物是否有在运输途中被损坏的状况。如果有，那就不能在收货单上签字，准时和供给商联络。1.2.22货物签收后在电脑里做好登记几月几日收到多少货物。收到货物后准时的办理入库手续，仓库要准时的报检，假如发觉质量问题准时和供给商联络，是返工还是退货处理。1.2.23收到货物后要求对方将发票尽快开来。收到发票后，先在电脑里登记好发票编号，在记账联后面签字“已登记〞。交仓管办理发票入库手续，手续办完后，仓