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会 议 室 管 理 培 训 会议室管理员 引言 ●会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。 ●会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。 会议是工作的一个重要组成部分。 会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。 由此可见，会议对人们工作的重要程度。 思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？ 【会议的作用】 目 录 会议召开 1 电话会议 2 接待礼仪 3 投影仪突发状况的简单处理 4 目 录 会议召开 1 电话会议 2 接待礼仪 3 投影仪突发状况的简单处理 4 会议筹备 会议善后 会议过程 会议室管理模块 会议基本礼仪 序号 要素 内容 强调 1 会议目的和类型 确定会议目标和希望达成的结果，对会议进行定位 不开无目标的会议 2 会议主题、时间和议程 确定会议的主题、时间和议程并事先进行公告 不开无准备的会议 3 会议参加者 ●主持人 ●记录人 ●参与人员 （包括决策者、直接参与讨论者、相关知情协作者、参与学习者等） 为避免会议同质性的后果，最好的方法是让参加会议的人员尽可能多样化，使会议在决策时出现尽可能多的观点和意见。 理想的情况是，与会人员应该包括所有与议题有关的人员和最后决策者。 4 会议资料 ●准备会议资料； ●若有必要，应事先分发会议资料 理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。 5 会场准备 ●会场布置 ●座次安排 　 【会议关键要素的确认】 谁去做这些会前的准备工作？ 部门秘书？ 会议室管理员？ NO NO 既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。 你们认为，会前需要做哪些准备呢？ 会前筹备 —会前准备 确定与会人员，统计与会人数； 我司现共有会议室及培训室23间，其中总部有9间、体验中心有9间、培训基地有5间，可根据不同需求选择相对应的会议室。 确定会议类型，接待还是内部会议，大型会议或者小型会议，以便安排不同规格的会议室； 确定会议需要使用设备和用品种类、要求，如白板纸、激光笔、移动投影等； 人员 设备 类型 地点 会前准备 为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。 例如： “您好！我是***部门的***，我们计划召开关于……的会议， 想邀请***参加，会议初步定于…….，大约持续……， 请问是否符合您的时间安排？” 如何与与会者沟通会议时间？ 【会议关键要素的确认】 必要时需对与会者进行 其他提醒，例如：携带相 应器材，做好发言准备， 相关注意事项等。 【发送会议邀约】 总部会议室清单 楼数 号数 座位 桌型 用途 设备情况 一楼 一号 18座 会议式桌型，董事会桌椅 内部会议、接待使用。 固定投影 二号 10座 会议式桌型，董事会桌椅 内部会议、接待使用。 固定投影 三号 18座 会议式桌型，课桌式桌椅 内部会议、讨论使用。 固定投影 二号 一号 17座 会议式桌型，董事会桌型 内部会议、大型接待使用。 固定投影 二号 10座 会议式桌型，流动式桌椅 小型部分会议使用。 移动投影 三号 10座 会议式桌型，流动式桌椅 小型部门会议使用 移动投影 四号 10座 会议式桌型，流动式桌椅 小型部分会议使用。 移动投影 中心会议室 66座 培训式桌型,流动式桌椅 大型接待，公司级大会、培训使用。 三楼 一号 11座 会议式桌型，董事会座椅 CEO专用，可供借用。 固定投影 二号 10座 会议式桌型，培训式桌椅 内部会议、讨论使用。 固定投影 体验中心、培训基地会议室清单 楼数 号数 座位 桌型 用途 设备情况 三楼 A 20座 会议式桌型，培训式桌椅 内部会议、讨论使用 有投影仪 B 27座 会议式桌型，培训式桌椅 内部会议、讨论使用 有投影仪 C 30座 会议式桌型，培训式桌椅 市场部开会使用 有投影仪 四楼 A 20座 会议式桌型，培训式桌椅 内部会议、讨论使用 有投影仪 B 25座 会议式桌型，培训式桌椅 内部会议、讨论使用 有投影仪 五楼 A 10座 会议式桌型，培训式桌椅 CEO开会使用 有投影仪 B 22座 培训式桌型，培训式桌椅 CEO开会使用 有投影仪 B 12座 会议式桌型，培训式桌椅 内部培训、开