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文件控制程序 目的 质量、环境、职业健康安全管理体系文件的批准、发布、传递、更改、作废和保管均处于受控状态，确保在管理体系的运行场所均能获得适用文件的有关版本。 适用范围 公司及公司属各二级单位与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的有关文件。 3. 术语 外来文件：与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的国家法律、法规、标准等；行业、地方颁布的条例、标准、规程、办法等；上级主管部门颁发的管理办法、规定等文件。 4. 职责 4.1公司总经理负责审批、发布《管理手册》。 4.2管理者代表审核《管理手册》及发放范围。 4.3工程管理部负责组织《管理手册》的编写、修改、换版。 4.4公司总经理工作部负责对全公司性文件实施监控和相关文件的发放、回收销毁。 4.5公司各个部门负责对本部门起草下发的文件实施监控和督办。 4.5标准、规范及技术性外来文件由工程管理部实施控制。 4.6公司机关各部门和公司属各单位负责业务范围内文件的拟定和保管，并参与管理体系文件的编写。 4.7公司档案室负责全公司所有存档文件资料的收集、整理、归档、保管。 5. 工作程序 5.1文件管理工作流程示意图： 总（副）经理会签、签发 总（副）经理会签、签发 有关部门拟稿、校稿 相关部门会签 总经理工作部校稿 外来文件 总经理工作部 收文登记 总（副）经理批示 总经理工作部传递 职能部门 传阅、承办 档案室存档 总经理工作部编号 上报、外发 拟稿部门 执行单位、部门 外来文件 内部文件 定期销毁 定期销毁 5.2文件和资料的分类 a.管理体系文件； b.技术文件（包括技术标准、规范图纸等）和工艺文件（包括作业指导书、工艺操作规程等）； c.外来文件（包括国家、地方、上级主管部门发布的与质量、安全、环保相关的法律、法规、标准）； d.管理性文件（各种管理制度、条例、办法、规定）； e.其他类文件（上级主管部门、顾客、工程监理及其他方面往来的文件）。 5.3文件的编写与审批 5.3.1《管理手册》由工程管理部负责组织有关责任部门编写，管理者代表审核，公司总经理审批发布。 5.3.2公司内管理性文件和作业指导书的拟定由各有关部门负责，填写“中国水利水电第六工程局有限公司发文办理单（10.1-1）”后，由公司主管领导审批。 5.3.3文件原稿和发文稿纸交公司总经理工作部存档。 5.4文件的编号 5.4.1《管理手册》及公司管理性文件经审批后，由公司总经理工作部编号登记后由责任部门予以发放。 5.4.2公司管理性文件的编号方法：按《中国水利水电第六工程局有限公司公文处理暂行规定》和《关于规范公文处理程序和公文办理有关要求的通知》（局长办字〔2007〕3号）的规定执行。 5.5文件的收发登记、归档和借阅 5.5.1公司内管理性文件和外来文件由公司总经理工作部负责收发、登记、立卷归档。需要存档的文件，由公司档案室按《企业档案管理规定》负责归档与借阅。 5.5.2文件在发放时，由总经理工作部文书通过办公系统发放。 5.5.3公司属各单位、机关各部门须建立完善文件收发登记制度。 5.6外来文件的控制 外来文件的识别、发放、更新执行《法律法规及其他要求程序》 5.7文件更改 5.7.1《管理手册》更改时由原编写部门提出更改意见，工程管理部汇总，管理者代表审核后报公司总经理审批。一般文件需修改时，由原拟稿部门填写“文件更改通知单（10.1-2）”报主管领导审批，并发到持有原文件的部门和相关人员。 5.7.2文件持有部门和人员接到“文件更改通知单”后，及时按更改要求修改原文件。 5.8文件的保存回收与销毁 5.8.1所有综合性文件的原稿由公司总经理工作部统一保存，总经理工作部负责将每年的文件立卷归档后，移交公司档案室进行保存。 5.8.2公司属各单位负责将每年的文件立卷后移交公司档案室保存。 5.8.3公司《管理手册》发布新版时，公司总经理工作部负责通知各有关单位对旧版《管理手册》自行销毁