实例9--制作社区常住人口信息表.pptxVIP

实例9 制作社区常住人口信息表;学习情境　　重阳节就要到了，祥和小区准备组织本社区内所有退休的老人参加重阳节登高活动，目前需要统计本社区退休人数，以及退休人员的基本信息。　　因此，社区办事处要求秘书小李根据现有人员信息，制作本社区的常住人口信息表，主要内容包括：姓名、身份证号、性别、出生年月、年龄、在岗情况，并使用特殊格式标明已退休人员，以方便查看和筛选。最后还需要统计出本社区可参加重阳节活动的人数。;编排效果;掌握技能　　通过本实例，将学会以下技能：　　导入TXT文本数据。　　插入多列或多行。　　隐藏列和取消隐藏。　　插入实用函数。　　设置函数的参数及条件格式。;导入TXT文本数据　　为Excel文档添加数据，除了使用键盘录入之外，还可以通过后缀名为“.txt”的文本文档导入。　　1. 启动Excel程序，自动新建名为“工作簿1”的文档。　　2. 单击“文件”选项卡→“打开”命令。　　3. 在“打开”对话框中，单击“文件类型”按钮。　　4. 在下拉列表中，单击“所有文件”项。　　5. 选择文本文档所在的位置。;;;　　6. 在文件预览区域，单击文件名称。　　7. 单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导”对话框。　　在向导中，可根据文本文档中数据的特征，自动为数据分列，以适应Excel文档的排版特征。;;文本导入向导　　1. 在“文本导入向导-第1步，共3步”对话框的“请选择最合适的文件类型”项下选中“分隔符号”项。　　此项需根据文本文档的数据类型来选择。若数据中存在类似空格、逗号或制表符的，可选“分隔符号”项，自动调整列宽；若数据中无明显分隔符特征的，可选“固定宽度”项，手动定义列宽。　　2. 单击“下一步”按钮打开“文本导入向导-第2步，共3步”对话框。;;　　3. 根据文档中分隔符的类型，选中分隔符号，如“Tab键”。　　4. 选中“连续分隔符号视为单个处理”复选框。　　5. 单击“下一步”按钮打开“文本导入向导-第3步，共3步”对话框。　　6. 单击“数据预览”区域→“身份证号”列。　　7. 选中“列数据格式”→“文本”项。　　8. 单击“完成”按钮返回Excel文档。;;;变更文档类型　　文本文档数据导入后，仅仅是使用Excel程序打开了TXT文档，还需要将该文档另存为Excel文档，数据才最终导入成功。　　1. 单击“文件”选项卡→“另存为”命令，打开“另存为”对话框。;;　　2. 在文件地址栏中，选择文档另存的路径。　　3. 单击“保存类型”项。　　4. 在下拉列表中，选中“Excel工作簿”项。此时，文件名称不变，而文件后缀名称由“.txt”变为“.xlsx”。;;．　　5. 单击“保存”按钮，完成文档的转存。;一次性插入多列或多行　　制作Excel文档时，除了插入单列或单行，有时还需要插入多列或多行，此时如果一行一列地插入，过程难免繁琐，因此下面介绍一种可以一次性完成多列或多行插入的操作。　　1. 单击需要在其前方插入列的列号，如C列。　　2. 自C列拖动鼠标至G列，此时在选中区域的右侧出现文字标签“5C”，表示选中了5列。;;　　3. 单击“开始”选项卡→“单元格”组→“插入”按钮，一次性地插入5列。　　4. 单击插入列右侧的“格式刷”按钮　　。　　5. 在下拉列表中，选中“清除格式”项，为插入列清除格式。;;隐藏列　　表格设计完成后，有时会有许多用不到的行或列，干扰对数据的查看或操作。此时，可以选择将其隐藏，当需要使用时再取消隐藏。　　1. 选中不再需要查看的列，如列H至列M。　　2. 右键单击选中列号的任意位置。　　3. 在快捷菜单中，单击“隐藏”项隐藏选中的列。此时，列G和列N之间存在一条黑线，标志两列之间有列隐藏。;;;　　取消隐藏　　列号是否连续标志着两列中是否有列隐藏。取消隐藏的步骤如下：　　1. 选中列号不连续的两列。　　2.右键单击选中的列号位置。　　3. 在快捷菜单中，单击“取消隐藏”项，恢复隐藏的列。;;插入取值函数　　Excel根据功能不同对函数进行了分类，包括财务类、逻辑类、文本类、日期和时间类、查找和引用类等。　　我国公民的身份证号包含很多信息，从中可以提取籍贯、出生日期和性别信息。一般身份证号为15位或18位，15位身份证号的第15位代表性别，18位身份证号的第17位代表性别，其中奇数表示男性，偶数表示女性。　　1. 单击C2单元格。　　2. 单击“公式”选项卡→“函数库”组→“文本”按钮。;;　　3. 在下拉列表中，选中并单击“MID”函数，打开“函数参数”对话框。;　　4. 设置“Text”项为“B2”，表示从B2单元格中提取信息；设置“Start_n